Szinte minden kis irodában van valahol egy táblázat: sorokban az ügyfelek, oszlopokban a hónapok, színes cellák a „megérkezett”, „hiányzik” és „késik” állapotokhoz. Teljesen ésszerű kiindulópont. A kérdés az, hogyan lehet jól működtetni, és hogyan ismerhető fel, ha már nem működik.
Hogyan építsen működő nyilvántartó táblázatot
- Ügyfelenként és dokumentumtípusonként egy sor, nem ügyfelenként - az „Anna Kft. - bankszámlakivonat” és az „Anna Kft. - kimenő számlák” külön sor.
- Időszakonként egy oszlop, kevés, rögzített állapottal: bekérve, megérkezett, elfogadva, elutasítva, ebben a hónapban nincs.
- Egy határidő-oszlop, hogy a késésben lévő tételek szűrhetők legyenek.
- Egy „utolsó kapcsolatfelvétel” oszlop - mikor és hogyan emlékeztette utoljára az ügyfelet.
- Egyetlen felelős, aki naprakészen tartja a táblázatot, vagy egyértelmű szabályok arról, ki mit frissít.
Ahol a táblázatok jól működnek
A táblázat ingyenes, rugalmas és megszokott. Egy néhány tucat ügyféllel dolgozó irodának, ahol egy-két ember végzi a gyűjtést, akár elég is lehet - feltéve, hogy valaki minden nap frissíti.
A jelek, hogy ideje többre váltani
- A táblázat elavult - a dokumentumok e-mailben érkeznek, de napokig senki sem jelöli őket megérkezettnek.
- Két igazságforrás - a táblázat szerint „hiányzik”, de a fájl már ott van valakinek a postafiókjában.
- Az emlékeztetők még mindig kézzel készülnek - a táblázat megmondja, kit kell hajszolni, de minden üzenetet továbbra is Ön ír meg.
- Többen szerkesztik, és az állapotok felülíródnak.
- Az ügyfelek nem látják - ezért folyton azt kérdezik, mivel tartoznak még.
Mit változtat egy célszoftver
A legfőbb különbség, hogy az állapot magától frissül. Amikor egy ügyfél feltölt egy dokumentumot, a tétel „megérkezett” állapotra vált anélkül, hogy bárki begépelné. Amikor elfogadja vagy elutasítja, az ügyfél azonnal látja. Az emlékeztetők ugyanabból az adatból készülnek, így mindig pontosan azt sorolják fel, ami hiányzik. A nyilvántartás megszűnik külön feladat lenni, és a munka mellékterméke lesz.
Gyakorlati út
Ha a táblázata még működik, tartsa meg - és tegye szigorúbbá a fenti szerkezettel. Ha két vagy több figyelmeztető jelet felismer, próbáljon ki egy célszoftvert először a legnehezebb ügyfeleivel. Egy hónapon belül kiderül, hogy időt takarít-e meg.
A MonthDocs élő állapotokkal váltja ki a nyilvántartó táblázatot: minden feltöltés, elfogadás és elutasítás automatikusan frissíti az áttekintést, és az ügyfelek ugyanazt a listát látják, mint Ön.
