Почти в каждой небольшой фирме где-то есть таблица: клиенты в строках, месяцы в столбцах, цветные ячейки для «получено», «не хватает» и «опоздание». Это вполне разумное начало. Вопрос в том, как сделать её хорошо и как заметить, что она перестала работать.
Как построить таблицу, которая работает
- Одна строка на клиента и тип документа, а не на клиента: «ООО Анна - банковская выписка» и «ООО Анна - выставленные счета» - отдельные строки.
- Один столбец на период с небольшим фиксированным набором статусов: запрошено, получено, принято, отклонено, в этом месяце ничего.
- Столбец со сроком, чтобы фильтровать просроченные пункты.
- Столбец «последний контакт» - когда и как вы в последний раз напоминали клиенту.
- Один ответственный, который поддерживает таблицу в актуальном состоянии, или чёткие правила, кто что обновляет.
Где таблицы работают хорошо
Таблица бесплатна, гибка и привычна. Для фирмы с несколькими десятками клиентов и одним-двумя людьми на сборе документов её может быть достаточно - при условии, что кто-то обновляет её каждый день.
Признаки, что пора на что-то большее
- Таблица устарела - документы приходят по почте, но никто несколько дней не отмечает их как полученные.
- Два источника правды - таблица говорит «не хватает», а файл уже лежит в чьём-то ящике.
- Напоминания всё ещё ручные - таблица показывает, кому напомнить, но каждое сообщение вы пишете сами.
- Её редактируют несколько человек, и статусы перезаписываются.
- Клиенты её не видят - и постоянно спрашивают, что ещё должны.
Что меняет специальный инструмент
Главное отличие в том, что статус обновляется сам. Когда клиент загружает документ, пункт меняется на «получено» без какого-либо ручного ввода. Когда вы принимаете или отклоняете документ, клиент сразу это видит. Напоминания формируются из тех же данных, поэтому всегда содержат ровно то, чего не хватает. Учёт перестаёт быть отдельной задачей и становится побочным продуктом работы.
Практичный путь
Если ваша таблица ещё работает, оставьте её - и сделайте строже по структуре выше. Если узнаёте два или больше тревожных признака, попробуйте специальный инструмент сначала с самыми сложными клиентами. За месяц вы поймёте, экономит ли он время.
MonthDocs заменяет таблицу учёта живыми статусами: каждая загрузка, принятие и отклонение автоматически обновляет обзор, а клиенты видят тот же список, что и вы.
