Neredeyse her küçük büronun bir yerde bir tablosu vardır: satırlarda müşteriler, sütunlarda aylar, “alındı”, “eksik” ve “gecikti” için renkli hücreler. Başlamak için gayet makul bir yerdir. Asıl soru, tabloyu nasıl iyi çalıştıracağınız ve çalışmayı bıraktığında bunu nasıl fark edeceğinizdir.
İşe yarayan bir takip tablosu nasıl hazırlanır
- Müşteri başına değil, müşteri ve belge türü başına bir satır - “Anna Ltd - banka ekstresi” ve “Anna Ltd - satış faturaları” ayrı satırlardır.
- Dönem başına bir sütun - küçük ve sabit bir durum setiyle: talep edildi, alındı, kabul edildi, reddedildi, bu ay bir şey yok.
- Bir son tarih sütunu - gecikmiş kalemler filtrelenebilsin diye.
- Bir “son iletişim” sütunu - müşteriye en son ne zaman ve nasıl hatırlatma yaptığınız.
- Tek bir sorumlu - tabloyu güncel tutan; ya da kimin neyi güncelleyeceğine dair net kurallar.
Tabloların iyi çalıştığı durumlar
Tablo ücretsiz, esnek ve tanıdıktır. Birkaç düzine müşterisi olan ve belge toplama işini bir iki kişinin yaptığı bir büro için ihtiyacınız olan tek şey olabilir - yeter ki biri onu her gün güncellesin.
Daha fazlasına geçme zamanının geldiğini gösteren işaretler
- Tablo güncel değil - belgeler e-postayla geliyor, ama günler sonrasına kadar kimse onları alındı olarak işaretlemiyor.
- İki ayrı doğru kaynağı - tablo “eksik” diyor, ama dosya zaten birinin gelen kutusunda.
- Hatırlatmalar hâlâ elle yapılıyor - tablo kimin peşine düşeceğinizi söylüyor, ama her mesajı yine siz yazıyorsunuz.
- Birkaç kişi düzenliyor ve durumların üzerine yazılıyor.
- Müşteriler tabloyu göremiyor - bu yüzden hâlâ neyi göndermeleri gerektiğini sorup duruyorlar.
Özel bir araç neyi değiştirir
Temel fark, durumun kendiliğinden güncellenmesidir. Bir müşteri belge yüklediğinde kalem, kimse yazmadan “alındı” olarak değişir. Siz kabul ettiğinizde veya reddettiğinizde müşteri bunu hemen görür. Hatırlatmalar aynı verilerden oluşturulur, bu nedenle her zaman tam olarak neyin eksik olduğunu listeler. Takip ayrı bir iş olmaktan çıkar ve işin doğal bir yan ürünü hâline gelir.
Pratik bir yol
Tablonuz hâlâ işe yarıyorsa, onu koruyun - ve yukarıdaki yapıyla daha disiplinli hâle getirin. Uyarı işaretlerinden iki veya daha fazlasını tanıyorsanız, önce en zor müşterilerinizle özel bir araç deneyin. Zaman kazandırıp kazandırmadığını bir ay içinde anlarsınız.
MonthDocs takip tablosunun yerini canlı durumlarla alır: her yükleme, kabul ve ret genel görünümü otomatik olarak günceller ve müşteriler sizin gördüğünüz listenin aynısını görür.
