Fast jede kleine Kanzlei hat irgendwo eine Tabelle: Mandanten in Zeilen, Monate in Spalten, farbige Zellen für „erhalten“, „fehlt“ und „überfällig“. Das ist ein völlig vernünftiger Anfang. Die Frage ist, wie man sie gut aufbaut - und wie man erkennt, dass sie nicht mehr funktioniert.
So bauen Sie eine Tabelle, die funktioniert
- Eine Zeile pro Mandant und Belegart, nicht pro Mandant - „Anna GmbH - Kontoauszug“ und „Anna GmbH - Ausgangsrechnungen“ sind getrennte Zeilen.
- Eine Spalte pro Zeitraum mit wenigen festen Status: angefordert, erhalten, angenommen, zurückgewiesen, diesen Monat nichts.
- Eine Spalte für die Frist, damit sich Überfälliges filtern lässt.
- Eine Spalte „letzter Kontakt“ - wann und wie Sie zuletzt erinnert haben.
- Eine verantwortliche Person, die die Tabelle aktuell hält, oder klare Regeln, wer was pflegt.
Wo Tabellen gut funktionieren
Eine Tabelle ist kostenlos, flexibel und vertraut. Für eine Kanzlei mit einigen Dutzend Mandanten und ein, zwei Personen für die Belegsammlung kann sie völlig genügen - sofern jemand sie täglich aktualisiert.
Anzeichen, dass mehr nötig ist
- Die Tabelle ist veraltet - Unterlagen kommen per E-Mail, werden aber erst Tage später als erhalten markiert.
- Zwei Wahrheiten - die Tabelle sagt „fehlt“, die Datei liegt aber längst in einem Postfach.
- Erinnerungen sind weiter manuell - die Tabelle zeigt, wen Sie erinnern müssen, doch jede Nachricht schreiben Sie selbst.
- Mehrere Personen bearbeiten sie, und Status werden überschrieben.
- Mandanten sehen sie nicht - und fragen ständig, was sie noch schulden.
Was ein spezielles Werkzeug ändert
Der entscheidende Unterschied: Der Status aktualisiert sich selbst. Lädt ein Mandant einen Beleg hoch, wechselt die Position auf „erhalten“, ohne dass jemand etwas eintippt. Nehmen Sie ihn an oder weisen ihn zurück, sieht der Mandant das sofort. Erinnerungen entstehen aus denselben Daten und nennen daher immer genau das Fehlende. Die Übersicht ist keine Extra-Aufgabe mehr, sondern ein Nebenprodukt der Arbeit.
Ein praktischer Weg
Funktioniert Ihre Tabelle noch, behalten Sie sie - und machen Sie sie mit der obigen Struktur strenger. Erkennen Sie zwei oder mehr Warnzeichen, testen Sie ein spezielles Werkzeug zuerst mit Ihren schwierigsten Mandanten. Nach einem Monat wissen Sie, ob es Zeit spart.
MonthDocs ersetzt die Tabelle durch Live-Status: Jeder Upload, jede Annahme und jede Zurückweisung aktualisiert die Übersicht automatisch, und Mandanten sehen dieselbe Liste wie Sie.
