Sok kis irodában a hónapnak két sebessége van: három nyugodt hét és egy hét késő estékkel. Nem a munka teljes mennyisége a gond - hanem a koncentrációja. Ha akár csak egy részét korábbra hozza, az egész hónap nyugodtabb lesz.
1. Nyissa meg az időszakot az első napon
Ha az ügyfelek a hónap első napján megkapják az ellenőrzőlistájukat, a szervezettek azonnal nekiláthatnak. Ha 5-éig vár a bekéréssel, mindenki elveszíti az első hetet.
2. Ellenőrizze a dokumentumokat érkezésükkor
A hónap során kis adagokban végzett ellenőrzés gyorsabb, mint mindent egyszerre átnézni, mert a problémák akkor derülnek ki, amikor az ügyfél még emlékszik a tranzakcióra. Jelöljön ki egy rövid napi vagy heti kétszeri idősávot kizárólag a beérkező dokumentumoknak.
3. Utasítson el korán, pontos indoklással
A 3. napon érkező elutasítás öt percébe kerül az ügyfélnek. Ugyanez az elutasítás a 12. napon egy elmulasztott határidőbe. Minél gyorsabb a visszajelzés, annál kevesebb munka halmozódik fel a végén.
4. Lépcsőzze a határidőket az ügyfélcsoportok között
Nem minden ügyfélnek kell ugyanaz a határidő. Az egyszerű könyvelésű ügyfelek határideje lehet korábban; az összetett vagy bérszámfejtéssel érintett ügyfeleké néhány nappal később. A lépcsőzés több napra osztja szét az ellenőrzést, ahelyett hogy egyetlen csúcsot hozna létre.
5. Dolgozza fel előre az ismétlődő tételeket
A bérleti díj, a hiteltörlesztések, az előfizetések és az értékcsökkenés a hónap vége előtt ismertek. Készítse elő őket korán, hogy az utolsó hétre csak az maradjon, ami valóban új dokumentumoktól függ.
6. Automatizálja az emlékeztetőket
Az emlékeztetők kézi megírása pontosan az a fajta feladat, amely a zsúfolt hétre csúszik. A csak a hiányzó tételeket felsoroló automatikus emlékeztetők ütemezetten kimennek, akkor is, ha a csapat máshová figyel.
7. A késők listáját nézze, ne a teljes listát
A határidő napján csak a lemaradt ügyfelek listáját nyissa meg, azzal együtt, hogy kitől mi hiányzik. Egy rövid, konkrét lista néhány telefonhívással könnyen végigvihető - a teljes ügyféllista nem.
Mérje a hatást
Két-három hónapig jegyezze fel, mikor érkeznek a dokumentumok, és mikor végez az ellenőrzésükkel. Általában azt fogja látni, hogy a csúcs korábbra kerül és kisebb lesz - és ez a valódi cél.
A MonthDocs minden hónap elején automatikusan megnyitja az időszakokat, ütemezetten küldi az emlékeztetőket, és lehetővé teszi, hogy a dokumentumokat abban a pillanatban ellenőrizze, amikor megérkeznek.
