La maggior parte degli studi riscrive ogni mese la stessa richiesta di documenti, e si vede: la formulazione cambia, la scadenza si perde e i clienti rispondono con domande. Un piccolo set di modelli fissi risolve il problema. Eccone quattro da copiare, adattare al tuo tono e riutilizzare ogni periodo.
Cosa deve contenere ogni richiesta
- Il periodo: «documenti di settembre 2026», non «del mese scorso».
- Un elenco breve di ciò che ti serve esattamente, una riga per voce.
- La scadenza, scritta come data, in alto.
- Un solo posto dove inviare: un link, una cartella o un unico indirizzo.
- Un modo per dire «questo mese niente» per le voci che potrebbero non esistere.
Modello 1: la richiesta mensile
Oggetto: Documenti di settembre 2026 - scadenza 10 ottobre
Ciao Anna,
è il momento dei documenti di settembre. Caricali entro il 10 ottobre:
- Estratti conto di tutti i conti aziendali (PDF, mese intero)
- Fatture emesse a settembre
- Fatture dei fornitori ricevute a settembre
- Scontrini e ricevute, se ne hai
Puoi caricarli qui: [link]. Se per una voce non hai nulla, dimmelo: è comunque una risposta.
Grazie!
Modello 2: il promemoria gentile (solo ciò che manca)
Oggetto: Mancano due voci per settembre
Ciao Anna,
grazie per quanto hai già inviato. Ci mancano solo:
- L'estratto del conto deposito
- Le fatture dei fornitori
La scadenza è il 10 ottobre. Puoi caricarli qui: [link].
Un promemoria che elenca solo ciò che manca è più breve, non sembra un'insistenza ed è molto più facile da gestire.
Modello 3: l'ultimo sollecito
Oggetto: Documenti di settembre - scadenza domani
Ciao Anna,
un breve avviso: i documenti di settembre scadono domani, 10 ottobre. Mancano ancora le fatture dei fornitori. Se qualcosa ti blocca, rispondimi e troviamo insieme una soluzione.
Offrire aiuto invece di fare pressione porta di solito a una risposta più rapida: spesso il cliente è solo bloccato su un documento.
Modello 4: chiedere una correzione
Oggetto: Estratto conto - manca la pagina 2
Ciao Anna,
grazie per l'estratto conto. Manca la pagina 2 (11-20 settembre). Puoi caricare il PDF completo qui: [link]? Tutto il resto va bene.
Indica il problema preciso e conferma ciò che è già accettato, così il cliente corregge una sola cosa invece di rimandare tutto.
Consigli perché i modelli funzionino
- Mantieni lo stesso oggetto ogni mese: i clienti imparano a riconoscerlo.
- Usa il nome del cliente e il periodo, niente di generico come «Gentile cliente».
- Invia la richiesta ogni mese nello stesso giorno.
- Non mandare promemoria a chi ha già consegnato tutto.
Se raccogli documenti da molti clienti, questi modelli sono più semplici da gestire con uno strumento che li invia automaticamente ed elenca solo ciò che manca: esattamente quello che fa MonthDocs.
