Die meisten Kanzleien formulieren dieselbe Anforderung jeden Monat neu, und das merkt man: Der Wortlaut ändert sich, die Frist geht unter, und Mandanten antworten mit Rückfragen. Ein kleiner Satz fester Vorlagen löst das. Hier sind vier, die Sie kopieren, an Ihren Ton anpassen und jeden Zeitraum wiederverwenden können.
Was jede Anforderung enthalten sollte
- Den Zeitraum - „Unterlagen für September 2026“, nicht „letzter Monat“.
- Eine kurze Liste dessen, was Sie genau brauchen, eine Zeile pro Position.
- Die Frist als Datum, weit oben.
- Einen Ort zum Einreichen - ein Link, ein Ordner oder eine Adresse.
- Eine Möglichkeit, „diesen Monat nichts“ zu melden, für Positionen, die es nicht immer gibt.
Vorlage 1: die monatliche Anforderung
Betreff: Unterlagen für September 2026 - fällig am 10. Oktober
Guten Tag Frau Weber,
es ist Zeit für die Unterlagen für September. Bitte laden Sie sie bis zum 10. Oktober hoch:
- Kontoauszüge aller Geschäftskonten (PDF, ganzer Monat)
- Ausgangsrechnungen aus September
- Eingangsrechnungen aus September
- Quittungen, falls vorhanden
Hochladen können Sie hier: [Link]. Wenn es zu einer Position nichts gibt, sagen Sie einfach Bescheid - auch das ist eine Antwort.
Vielen Dank!
Vorlage 2: die freundliche Erinnerung (nur Fehlendes)
Betreff: Für September fehlen noch zwei Positionen
Guten Tag Frau Weber,
danke für alles, was Sie bereits geschickt haben. Es fehlen nur noch:
- Kontoauszug des Sparkontos
- Eingangsrechnungen
Die Frist ist der 10. Oktober. Hochladen können Sie hier: [Link].
Eine Erinnerung, die nur das Fehlende nennt, ist kürzer, wirkt weniger wie Drängeln und lässt sich viel leichter erledigen.
Vorlage 3: die letzte Erinnerung
Betreff: Unterlagen für September - morgen fällig
Guten Tag Frau Weber,
kurzer Hinweis: Die Unterlagen für September sind morgen, am 10. Oktober, fällig. Es fehlen noch die Eingangsrechnungen. Falls etwas Sie aufhält, antworten Sie gern - wir finden gemeinsam eine Lösung.
Hilfe statt Druck anzubieten, führt meist zu einer schnelleren Antwort - oft hängt der Mandant nur an einem einzigen Beleg.
Vorlage 4: Bitte um Korrektur
Betreff: Kontoauszug - Seite 2 fehlt
Guten Tag Frau Weber,
danke für den Kontoauszug. Seite 2 (11.-20. September) fehlt. Könnten Sie das vollständige PDF hier hochladen: [Link]? Alles andere passt.
Nennen Sie das genaue Problem und bestätigen Sie, was bereits angenommen ist - so korrigiert der Mandant eine Sache, statt alles neu zu senden.
Tipps, damit Vorlagen funktionieren
- Behalten Sie den Betreff von Monat zu Monat bei - Mandanten erkennen ihn wieder.
- Sprechen Sie den Mandanten mit Namen an und nennen Sie den Zeitraum, kein allgemeines „Sehr geehrte Mandantin“.
- Senden Sie die Anforderung jeden Monat am selben Tag.
- Schicken Sie keine Erinnerungen an Mandanten, die bereits vollständig sind.
Wenn Sie Unterlagen von vielen Mandanten einsammeln, laufen diese Vorlagen am einfachsten mit einem Werkzeug, das sie automatisch versendet und nur fehlende Positionen auflistet - genau das macht MonthDocs.
