A maioria dos escritórios reescreve todos os meses o mesmo pedido de documentos, e nota-se: a redação muda, o prazo fica escondido e os clientes respondem com perguntas. Um pequeno conjunto de modelos fixos resolve isso. Aqui estão quatro que pode copiar, adaptar ao seu tom e reutilizar em cada período.
O que cada pedido deve conter
- O período: «documentos de setembro de 2026», e não «do mês passado».
- Uma lista curta do que precisa exatamente, uma linha por item.
- O prazo, escrito como data, no início.
- Um único sítio para enviar: um link, uma pasta ou um único endereço.
- Uma forma de dizer «este mês nada» para itens que podem não existir.
Modelo 1: o pedido mensal
Assunto: Documentos de setembro de 2026 - prazo 10 de outubro
Olá, Ana,
chegou a altura de reunir os documentos de setembro. Por favor, carregue-os até 10 de outubro:
- Extratos de todas as contas da empresa (PDF, mês completo)
- Faturas emitidas em setembro
- Faturas de fornecedores recebidas em setembro
- Recibos, se tiver
Pode carregá-los aqui: [link]. Se não tiver nada para algum item, diga-me: também é uma resposta.
Obrigado!
Modelo 2: o lembrete simpático (só o que falta)
Assunto: Faltam dois itens de setembro
Olá, Ana,
obrigado pelo que já enviou. Só nos falta:
- O extrato da conta poupança
- As faturas de fornecedores
O prazo é 10 de outubro. Pode carregá-los aqui: [link].
Um lembrete que enumera só o que falta é mais curto, não soa a insistência e é muito mais fácil de resolver.
Modelo 3: o último aviso
Assunto: Documentos de setembro - prazo termina amanhã
Olá, Ana,
só um aviso rápido: os documentos de setembro têm prazo amanhã, 10 de outubro. Ainda faltam as faturas de fornecedores. Se alguma coisa a está a travar, responda e encontramos uma solução juntos.
Oferecer ajuda em vez de pressão costuma trazer uma resposta mais rápida: muitas vezes o cliente está apenas preso num documento.
Modelo 4: pedir uma correção
Assunto: Extrato bancário - falta a página 2
Olá, Ana,
obrigado pelo extrato. Falta a página 2 (11 a 20 de setembro). Pode carregar o PDF completo aqui: [link]? Tudo o resto está bem.
Indique o problema exato e confirme o que já foi aceite, para que o cliente corrija uma só coisa em vez de reenviar tudo.
Dicas para que os modelos funcionem
- Mantenha o mesmo assunto todos os meses: os clientes aprendem a reconhecê-lo.
- Use o nome do cliente e o período, nada genérico como «Caro cliente».
- Envie o pedido no mesmo dia todos os meses.
- Não envie lembretes a quem já entregou tudo.
Se recolhe documentos de muitos clientes, estes modelos são mais fáceis de usar com uma ferramenta que os envia automaticamente e lista só o que falta: é exatamente o que o MonthDocs faz.
