Puoi chiedere ai clienti scansioni PDF, ma la maggior parte scatterà comunque una foto con lo smartphone. Combattere questa abitudine raramente funziona. Meglio accettare le foto e insegnare ai clienti come renderle utilizzabili: una volta, in modo chiaro e facile da ricordare.
Perché le foto da smartphone non vengono bene
- Il documento è fotografato di sbieco e il testo sul bordo lontano non si legge.
- Con poca luce la fotocamera sfoca l'immagine.
- Il flash crea un riflesso bianco proprio sul totale o sulla data.
- Una parte del documento è tagliata, spesso la più importante.
- I documenti di più pagine arrivano come un mucchio di immagini separate e disordinate.
Cinque regole da condividere con i clienti
- In piano e dall'alto. Appoggia il documento sul tavolo e tieni il telefono esattamente sopra.
- Sfondo scuro. Un foglio bianco su un tavolo scuro si inquadra più facilmente.
- Buona luce, niente flash. Luce del giorno o stanza ben illuminata; spegni il flash per evitare riflessi.
- Tutto nell'inquadratura. Tutti e quattro gli angoli visibili, con totali, date e timbri.
- Controlla prima di inviare. Ingrandisci una volta: se non leggi il numero più piccolo, rifai la foto.
Ricorda ai clienti lo scanner che hanno già
La maggior parte degli smartphone ha uno scanner di documenti integrato che raddrizza la pagina, elimina le ombre e salva un PDF, per esempio nell'app note o file, o nelle app di archiviazione cloud più diffuse. Molti clienti non lo sanno. Un suggerimento di una riga con il nome della funzione sul loro telefono spesso risolve il problema per sempre.
Documenti di più pagine
Chiedi ai clienti di scansionare i documenti di più pagine in un unico PDF invece che in foto separate. Se inviano comunque foto, che le carichino nell'ordine delle pagine e tutte insieme, così puoi tenerle unite.
Se una foto non va bene, di' esattamente perché
«Per favore rimandala» porta alla stessa foto scattata nello stesso modo. «Il totale in basso è tagliato, rifai la foto con tutto lo scontrino» dice al cliente cosa cambiare. Essere precisi trasforma un rifiuto in una correzione rapida.
Il caricamento non deve essere la parte difficile
Se per caricare servono un computer o una password, i clienti terranno le foto «per dopo» e le dimenticheranno. Una pagina di caricamento pensata per lo smartphone, raggiungibile da un link, permette di inviare la foto nel momento in cui viene scattata.
MonthDocs permette ai clienti di caricare foto e PDF direttamente dallo smartphone tramite un link sicuro, e a te di rifiutare un file con un motivo preciso che il cliente vede subito.
