Většina kanceláří každý měsíc znovu přepisuje stejnou žádost o doklady a je to znát: formulace se mění, termín se ztratí a klienti odpovídají otázkami. Pomůže malá sada pevných šablon. Tady jsou čtyři, které můžete zkopírovat, upravit do svého stylu a používat každé období.
Co má obsahovat každá žádost
- Období - „doklady za září 2026“, ne „za minulý měsíc“.
- Krátký seznam přesně toho, co potřebujete, jedna položka na řádek.
- Termín jako konkrétní datum, nahoře.
- Jedno místo pro odeslání - odkaz, složka nebo jedna adresa.
- Možnost říct „tento měsíc nic“ u položek, které nemusí existovat.
Šablona 1: měsíční žádost
Předmět: Doklady za září 2026 - termín 10. října
Dobrý den, paní Nováková,
je čas na doklady za září. Nahrajte je prosím do 10. října:
- Bankovní výpisy ze všech firemních účtů (PDF, celý měsíc)
- Vydané faktury za září
- Přijaté faktury za září
- Účtenky, pokud nějaké máte
Nahrát můžete zde: [odkaz]. Pokud k některé položce nic nemáte, stačí napsat - i to je odpověď.
Děkuji!
Šablona 2: přátelská připomínka (jen co chybí)
Předmět: Za září zbývají dvě položky
Dobrý den,
děkuji za vše, co jste už poslala. Chybí nám jen:
- Výpis ze spořicího účtu
- Přijaté faktury
Termín je 10. října. Nahrát můžete zde: [odkaz].
Připomínka, která vyjmenuje jen chybějící položky, je kratší, nepůsobí jako otravování a dá se na ni snadno reagovat.
Šablona 3: poslední výzva
Předmět: Doklady za září - termín zítra
Dobrý den,
jen krátce: doklady za září mají termín zítra, 10. října. Stále chybí přijaté faktury. Pokud vás něco brzdí, odpovězte a najdeme řešení společně.
Nabídka pomoci místo tlaku obvykle přinese rychlejší odpověď - klient se často jen zasekl na jednom dokladu.
Šablona 4: žádost o opravu
Předmět: Bankovní výpis - chybí strana 2
Dobrý den,
děkuji za výpis. Chybí strana 2 (11.-20. září). Mohla byste nahrát celé PDF zde: [odkaz]? Všechno ostatní je v pořádku.
Pojmenujte přesný problém a potvrďte, co už je přijato - klient pak opraví jednu věc, místo aby posílal vše znovu.
Tipy, aby šablony fungovaly
- Držte stejný předmět e-mailu každý měsíc - klienti si ho zapamatují.
- Oslovujte jménem a uvádějte období, žádné obecné „Vážený kliente“.
- Posílejte žádost každý měsíc ve stejný den.
- Klientům, kteří už vše dodali, připomínky neposílejte.
Pokud sbíráte doklady od mnoha klientů, nejsnáz se tyto šablony používají v nástroji, který je posílá automaticky a uvádí jen chybějící položky - přesně to dělá MonthDocs.
