Můžete klienty žádat o PDF skeny, ale většina stejně vyfotí doklad mobilem. Bojovat s tímto návykem se málokdy vyplatí. Lepší je fotky z mobilu přijímat a naučit klienty, jak je udělat použitelné - jednou, jasně a tak, aby si to zapamatovali.
Proč fotky z mobilu nevycházejí
- Doklad je vyfocený šikmo, takže text na vzdáleném okraji je nečitelný.
- Při slabém světle fotoaparát obraz rozmaže.
- Blesk vytvoří bílý odlesk přes celkovou částku nebo datum.
- Část dokladu je useknutá - často ta nejdůležitější.
- Vícestránkové doklady přijdou jako hromada samostatných neseřazených obrázků.
Pět pravidel pro klienty
- Rovně a shora. Položte doklad na stůl a držte telefon přímo nad ním.
- Tmavé pozadí. Bílý papír na tmavém stole fotoaparát snáz zachytí.
- Dobré světlo, bez blesku. Denní světlo nebo světlá místnost; blesk vypněte, aby nevznikl odlesk.
- Vše v záběru. Všechny čtyři rohy viditelné, včetně součtů, dat a razítek.
- Před odesláním zkontrolovat. Jednou přibližte - pokud nepřečtete nejmenší číslo, vyfoťte znovu.
Ukažte klientům skener, který už mají
Většina telefonů má vestavěný skener dokumentů, který stránku vyrovná, odstraní stíny a uloží PDF - například v aplikaci pro poznámky nebo soubory či v běžných aplikacích cloudových úložišť. Mnoho klientů o něm neví. Jednořádková nápověda s názvem funkce v jejich telefonu problém často vyřeší natrvalo.
Vícestránkové doklady
Požádejte klienty, aby vícestránkové doklady naskenovali do jednoho PDF místo samostatných fotek. Pokud přece jen pošlou fotky, ať je nahrají v pořadí stran a najednou, abyste je udrželi pohromadě.
Když fotka nejde použít, řekněte přesně proč
„Pošlete to prosím znovu“ vede ke stejné fotce pořízené stejně. „Celková částka dole je useknutá - vyfoťte prosím účtenku znovu celou“ klientovi řekne, co změnit. Konkrétnost promění vrácení v rychlou opravu.
Nahrávání nesmí být to nejtěžší
Pokud nahrání vyžaduje počítač nebo heslo, klienti si fotky uloží „na potom“ a zapomenou na ně. Stránka pro nahrávání přizpůsobená mobilu, na kterou vede odkaz, umožní poslat fotku hned, jak vznikne.
MonthDocs umožňuje klientům nahrávat fotky a PDF přímo z telefonu přes bezpečný odkaz a vám vrátit soubor s konkrétním důvodem, který klient hned uvidí.
