Každá kancelář má klienty s klidnými měsíci: sezónní podnik v zimě, holding bez transakcí, OSVČ mezi zakázkami. Tyto měsíce přinášejí konkrétní problém. Když žádné doklady nepřijdou, nepoznáte, jestli není co poslat, nebo klient prostě zapomněl.
Mlčení není odpověď
Pokud mlčení berete jako „nic“, jednou přehlédnete skutečnou fakturu. Pokud ho berete jako „pozdě“, budete urgovat klienty, kteří nic špatně neudělali. Obojí škodí vztahu. Jediný spolehlivý přístup je chtít u každé položky výslovnou odpověď.
Udělejte z „nic“ plnohodnotnou odpověď
U každé položky, která může být oprávněně prázdná - vydané faktury, účtenky, změny ve mzdách - dejte klientovi jasný způsob, jak říct „tento měsíc nic“. Má to být jedno kliknutí nebo jedno slovo, ne vysvětlující e-mail. Výslovné „nic“ uzavře položku stejně jako nahraný doklad.
Rozhodněte, které položky mohou být prázdné
Ne všechno má povolovat „nic“. Bankovní výpis existuje i v měsíci bez transakcí - jen ukazuje stejný zůstatek. Označte, které položky lze potvrdit jako prázdné a které vždy vyžadují soubor. Tím zabráníte, aby se „nic“ stalo zkratkou pro „nestihl jsem to“.
Sledujte vzorce
Jeden prázdný měsíc je normální. Tři prázdné měsíce za sebou u klienta, který dřív fakturoval každý měsíc, si zaslouží otázku. Krátká neutrální zpráva - „Všiml jsem si, že od července nejsou žádné vydané faktury - je vše tak, jak má být?“ - často odhalí změnu, o které potřebujete vědět: přerušenou činnost, nový fakturační nástroj nebo faktury posílané jinam.
Uchovávejte záznam
Výslovné potvrzení je zároveň dokumentace. Pokud později vzniknou otázky, můžete ukázat, že klient potvrdil, že za dané období žádné doklady nebyly, a kdy to udělal. To chrání klienta i kancelář.
Nepřipomínejte klientům, kteří odpověděli
Jakmile klient u položky potvrdí „tento měsíc nic“, má z jeho připomínek zmizet. Nic klienta nenaštve víc než připomínka něčeho, na co už odpověděl.
V MonthDocs mohou klienti u jakékoli nepovinné položky jedním kliknutím potvrdit „nic k dodání“. Potvrzení se uloží s datem a položka přestane chodit v připomínkách.
