In vielen kleinen Kanzleien hat der Monat zwei Geschwindigkeiten: drei ruhige Wochen und eine Woche mit langen Abenden. Das Problem ist nicht die Arbeitsmenge, sondern ihre Ballung. Wer auch nur einen Teil früher erledigt, macht den ganzen Monat ruhiger.
1. Öffnen Sie den Zeitraum am ersten Tag
Erhalten Mandanten ihre Liste am Monatsersten, können die Organisierten sofort loslegen. Wer erst am 5. fragt, verliert für alle die erste Woche.
2. Prüfen Sie Unterlagen, sobald sie eingehen
Prüfen in kleinen Portionen über den Monat ist schneller als alles auf einmal, weil Probleme auffallen, solange sich der Mandant noch an den Vorgang erinnert. Reservieren Sie einen kurzen täglichen oder zweimal wöchentlichen Block nur für eingehende Belege.
3. Weisen Sie früh und mit präzisem Grund zurück
Eine Zurückweisung am 3. kostet den Mandanten fünf Minuten. Dieselbe am 12. kostet eine verpasste Frist. Je schneller die Rückmeldung, desto weniger staut sich am Ende.
4. Staffeln Sie Fristen nach Mandantengruppen
Nicht jeder Mandant braucht dieselbe Frist. Mandanten mit einfacher Buchhaltung können früher fällig sein, komplexe oder solche mit Lohn ein paar Tage später. Die Staffelung verteilt die Prüfarbeit auf mehr Tage statt auf eine Spitze.
5. Buchen Sie wiederkehrende Posten vorab
Miete, Darlehensraten, Abonnements und Abschreibungen sind vor Monatsende bekannt. Bereiten Sie sie früh vor, damit in der letzten Woche nur bleibt, was wirklich von neuen Belegen abhängt.
6. Automatisieren Sie Erinnerungen
Erinnerungen von Hand zu schreiben ist genau die Aufgabe, die in die vollste Woche rutscht. Automatische Erinnerungen, die nur Fehlendes nennen, gehen pünktlich raus - auch wenn das Team gerade anderweitig beschäftigt ist.
7. Schauen Sie auf die Überfälligen, nicht auf alle
Öffnen Sie am Fälligkeitstag nur die Liste der Mandanten im Rückstand und was jedem fehlt. Eine kurze, konkrete Liste ist mit ein paar Anrufen abgearbeitet - die gesamte Mandantenliste nicht.
Messen Sie die Wirkung
Notieren Sie zwei, drei Monate lang, wann Unterlagen eingehen und wann Sie mit der Prüfung fertig sind. Meist wandert die Spitze nach vorn und wird kleiner - und genau das ist das Ziel.
MonthDocs öffnet Zeiträume automatisch zu Monatsbeginn, versendet Erinnerungen nach Plan und lässt Sie Unterlagen prüfen, sobald sie eingehen.
