Viele Spannungen zwischen Kanzlei und Mandanten haben mit Buchhaltung gar nichts zu tun. Es geht um Erwartungen: Der Mandant erwartete eine Antwort am selben Abend, schickte Belege per Messenger oder kannte die Frist nicht. Kurze, schriftliche Kommunikationsregeln klären diese Fragen ein für alle Mal.
Bleiben Sie bei einer Seite
Niemand liest zehnseitige Regeln. Zielen Sie auf eine Seite in einfacher Sprache, die Sie dem Mandatsvertrag beilegen und in Ihrer E-Mail-Signatur verlinken.
1. Kanäle: was wohin gehört
- Unterlagen: nur an einen Ort - etwa Ihr Mandantenportal - nicht per E-Mail oder Messenger.
- Fragen: per E-Mail oder über das Portal, damit Antworten dokumentiert sind.
- Dringendes: eine Telefonnummer und was als dringend gilt.
2. Antwortzeiten
Nennen Sie realistische Zeiten, etwa „innerhalb eines Werktags“ für Fragen und „innerhalb von zwei Werktagen“ für die Belegprüfung. Ein gehaltenes Versprechen schafft mehr Vertrauen als ein schnelles, das Sie brechen.
3. Erreichbarkeit
Sagen Sie, wann die Kanzlei erreichbar ist, inklusive Urlaub und der vollen Tage rund um Abgabefristen. Wer weiß, dass Sie freitags nachmittags geschlossen haben, fühlt sich nicht ignoriert, wenn Sie am Montag antworten.
4. Die monatliche Routine
- Wann die Belegliste jeden Monat verschickt wird
- Die Frist für Unterlagen
- Wie Erinnerungen funktionieren und wann sie aufhören
- Was passiert, wenn Unterlagen zu spät kommen
5. Anforderungen an Belege
Bevorzugte Formate (PDF-Exporte, lesbare Fotos), der volle Zeitraum bei Kontoauszügen und wie man „diesen Monat nichts“ meldet. Verlinken Sie ausführlichere Hinweise, falls vorhanden.
6. Datenschutz
Erklären Sie kurz, wie Unterlagen gespeichert werden, wer Zugriff hat und wie lange sie aufbewahrt werden. Bitten Sie Mandanten, keine Ausweisdokumente oder Passwörter per E-Mail zu schicken.
7. Änderungen und Ansprechpartner
Bitten Sie Mandanten, Änderungen mitzuteilen, die die Buchhaltung betreffen - neue Konten, Mitarbeiter, Tätigkeiten - und nennen Sie die zuständige Person oder Adresse.
Einführen, dann konsequent anwenden
Schicken Sie die Regeln neuen Mandanten bei der Aufnahme und bestehenden Mandanten mit einer kurzen, freundlichen Notiz. Halten Sie sich dann selbst daran: Sagen die Regeln, dass Belege ins Portal gehören, lenken Sie Belege aus dem Messenger freundlich dorthin um. Erst die Konsequenz macht Regeln wirksam.
MonthDocs macht den Belegteil der Regeln leicht einzuhalten: ein Ort zum Hochladen, eine sichtbare Frist, automatische Erinnerungen und klares Feedback, wenn ein Beleg korrigiert werden muss.
