Bürolar ile müşteriler arasındaki birçok sıkıntının muhasebeyle hiç ilgisi yoktur. Sorun beklentilerdir: müşteri aynı akşam yanıt bekledi, belgeleri mesajlaşma uygulamasından gönderdi ya da son tarihi bilmiyordu. Kısa, yazılı bir iletişim politikası bu soruları bir kez ve kalıcı olarak çözer.
Tek sayfada tutun
Kimse on sayfalık bir politika okumaz. Hizmet sözleşmesine ekleyebileceğiniz ve e-posta imzanızdan bağlantı verebileceğiniz, sade bir dille yazılmış tek bir sayfa hedefleyin.
1. Kanallar: ne nereye gönderilir
- Belgeler: yalnızca tek bir yer - örneğin müşteri portalınız - e-posta veya mesajlaşma uygulamaları değil.
- Sorular: yanıtlar kayıt altında kalsın diye e-posta veya portal.
- Acil konular: bir telefon numarası ve neyin acil sayıldığı.
2. Yanıt süreleri
Gerçekçi yanıt süreleri belirtin; örneğin sorular için “bir iş günü içinde”, belge kontrolleri için “iki iş günü içinde”. Tuttuğunuz bir söz, tutamadığınız hızlı bir sözden daha fazla güven yaratır.
3. Çalışma saatleri
Büroya ne zaman ulaşılabileceğini belirtin; tatilleri ve beyanname son tarihleri etrafındaki yoğun günleri de dahil edin. Cuma öğleden sonra kapalı olduğunuzu bilen müşteriler, Pazartesi yanıt verdiğinizde görmezden gelindiklerini düşünmez.
4. Aylık rutin
- Belge talebinin her ay ne zaman gönderildiği
- Belgelerin son teslim tarihi
- Hatırlatmaların nasıl işlediği ve ne zaman durduğu
- Belgeler geç gelirse ne olacağı
5. Belge standartları
Tercih edilen biçimler (PDF dökümler, okunaklı fotoğraflar), banka ekstreleri için dönemin tamamı ve “bu ay bir şey yok” yanıtının nasıl verileceği. Varsa daha ayrıntılı rehberinize bağlantı verin.
6. Veri koruma
Belgelerin nasıl saklandığını, kimlerin erişebildiğini ve ne kadar süre tutulduğunu kısaca açıklayın. Müşterilerden kimlik belgelerini veya şifreleri e-postayla göndermemelerini isteyin.
7. Değişiklikler ve iletişim kişileri
Müşterilerden muhasebe kayıtlarını etkileyen değişiklikleri - yeni banka hesapları, çalışanlar, faaliyet alanları - size bildirmelerini isteyin ve iletişime geçilecek kişiyi veya adresi belirtin.
Tanıtın, ardından tutarlı şekilde uygulayın
Politikayı yeni müşterilere çalışmaya başlarken, mevcut müşterilere ise kısa ve samimi bir notla gönderin. Sonra kendiniz de uyun: politika belgelerin portala gönderileceğini söylüyorsa, mesajlaşma uygulamasından gelen belgeleri nazikçe portala yönlendirin. Bir politikayı gerçek kılan tutarlılıktır.
MonthDocs, politikanın belge kısmına uymayı kolaylaştırır: tek bir yükleme yeri, görünür bir son tarih, otomatik hatırlatmalar ve bir belgenin düzeltilmesi gerektiğinde net geri bildirim.
