Birçok küçük büroda ayın iki hızı vardır: üç sakin hafta ve geç saatlere kadar çalışılan bir hafta. Sorun toplam iş miktarı değil, işin bir noktada yığılmasıdır. Bunun bir kısmını bile öne çekmek, ayın tamamını daha sakin hâle getirir.
1. Dönemi ilk gün açın
Müşteriler kontrol listelerini ayın ilk günü alırsa, düzenli olanlar hemen başlayabilir. İstemek için ayın 5’ini beklemek, herkes için ilk haftayı kaybetmek demektir.
2. Belgeleri geldikçe kontrol edin
Ay boyunca küçük gruplar hâlinde kontrol etmek, her şeyi bir kerede kontrol etmekten daha hızlıdır; çünkü sorunlar, müşteri işlemi hâlâ hatırlarken fark edilir. Yalnızca gelen belgeler için her gün veya haftada iki kez kısa bir zaman ayırın.
3. Erken ve net bir gerekçeyle reddedin
3. günde yapılan bir ret müşteriye beş dakikaya mal olur. Aynı ret 12. günde kaçırılmış bir son tarihe mal olur. Geri bildirim ne kadar hızlı olursa, sona o kadar az iş birikir.
4. Müşteri grupları arasında son tarihleri kademelendirin
Her müşterinin aynı son tarihe ihtiyacı yoktur. Muhasebesi basit olan müşterilerin son tarihi daha erken olabilir; karmaşık müşterilerin veya bordrosu olanların birkaç gün sonra. Kademelendirme, tek bir zirve oluşturmak yerine kontrol işini daha fazla güne yayar.
5. Düzenli kayıtları önceden işleyin
Kira, kredi geri ödemeleri, abonelikler ve amortisman ay bitmeden bellidir. Bunları erkenden hazırlayın ki son haftada yalnızca gerçekten yeni belgelere bağlı olan işler kalsın.
6. Hatırlatmaları otomatikleştirin
Hatırlatmaları elle yazmak, tam da yoğun haftaya ertelenen türden bir iştir. Yalnızca eksik kalemleri listeleyen otomatik hatırlatmalar, ekip başka işlere odaklanmışken bile zamanında gönderilir.
7. Tüm listeye değil, gecikenler listesine bakın
Son tarihte yalnızca geride kalan müşterilerin listesini ve her birinde neyin eksik olduğunu açın. Kısa ve net bir liste birkaç telefon görüşmesiyle kolayca tamamlanır - tüm müşteri listesi ise tamamlanmaz.
Etkisini ölçün
İki veya üç ay boyunca belgelerin ne zaman geldiğini ve kontrolünü ne zaman bitirdiğinizi not edin. Genellikle zirvenin öne kaydığını ve küçüldüğünü görürsünüz - asıl hedef de budur.
MonthDocs dönemleri her ayın başında otomatik olarak açar, hatırlatmaları planlandığı gibi gönderir ve belgeleri geldikleri anda kontrol etmenizi sağlar.
