Sie können Mandanten um PDF-Scans bitten, aber die meisten fotografieren trotzdem mit dem Smartphone. Gegen diese Gewohnheit anzukämpfen bringt selten etwas. Besser: Handyfotos akzeptieren und Mandanten zeigen, wie sie brauchbar werden - einmal, klar und so, dass es hängen bleibt.
Warum Handyfotos misslingen
- Der Beleg wird schräg fotografiert, der Text am hinteren Rand ist unlesbar.
- Bei wenig Licht wird das Bild unscharf.
- Der Blitz erzeugt einen weißen Reflex genau auf Summe oder Datum.
- Ein Teil des Belegs ist abgeschnitten - oft der wichtigste.
- Mehrseitige Dokumente kommen als Haufen einzelner, ungeordneter Bilder.
Fünf Regeln für Mandanten
- Flach und von oben. Den Beleg auf den Tisch legen, das Handy direkt darüber halten.
- Dunkler Hintergrund. Weißes Papier auf dunklem Tisch erkennt die Kamera leichter.
- Gutes Licht, kein Blitz. Tageslicht oder ein heller Raum; Blitz aus, um Reflexe zu vermeiden.
- Alles im Bild. Alle vier Ecken sichtbar, inklusive Summen, Daten und Stempeln.
- Vor dem Senden prüfen. Einmal hineinzoomen - ist die kleinste Zahl nicht lesbar, neu fotografieren.
Zeigen Sie den Scanner, den Mandanten schon haben
Die meisten Smartphones haben einen eingebauten Dokumentenscanner, der die Seite gerade rückt, Schatten entfernt und ein PDF speichert - etwa in der Notizen- oder Dateien-App oder in gängigen Cloud-Speicher-Apps. Viele Mandanten wissen das nicht. Ein Einzeiler mit dem Namen der Funktion auf ihrem Gerät löst das Problem oft dauerhaft.
Mehrseitige Dokumente
Bitten Sie Mandanten, mehrseitige Dokumente als ein PDF zu scannen statt als Einzelfotos. Schicken sie doch Fotos, sollten sie diese in Seitenreihenfolge und auf einmal hochladen, damit sie zusammenbleiben.
Ist ein Foto unbrauchbar, sagen Sie genau warum
„Bitte erneut senden“ führt zum gleichen Foto, gleich aufgenommen. „Die Summe unten ist abgeschnitten - bitte die ganze Quittung neu fotografieren“ sagt dem Mandanten, was er ändern soll. Präzision macht aus einer Zurückweisung eine schnelle Korrektur.
Das Hochladen darf nicht der schwierige Teil sein
Braucht das Hochladen einen Computer oder ein Passwort, speichern Mandanten Fotos „für später“ und vergessen sie. Eine mobilfreundliche Upload-Seite per Link macht es möglich, das Foto in dem Moment zu senden, in dem es entsteht.
Mit MonthDocs laden Mandanten Fotos und PDFs direkt vom Smartphone über einen sicheren Link hoch, und Sie können eine Datei mit einem konkreten Grund zurückweisen, den der Mandant sofort sieht.
