Jede Kanzlei hat Mandanten mit ruhigen Monaten: ein Saisonbetrieb im Winter, eine Holding ohne Buchungen, ein Freiberufler zwischen zwei Projekten. Diese Monate erzeugen ein bestimmtes Problem. Kommen keine Unterlagen, wissen Sie nicht, ob es nichts zu schicken gibt oder ob der Mandant es schlicht vergessen hat.
Schweigen ist keine Antwort
Werten Sie Schweigen als „nichts“, übersehen Sie irgendwann eine echte Rechnung. Werten Sie es als „verspätet“, erinnern Sie Mandanten, die nichts falsch gemacht haben. Beides schadet der Beziehung. Der einzig verlässliche Weg: zu jeder Position eine ausdrückliche Antwort einholen.
Machen Sie „nichts“ zu einer vollwertigen Antwort
Geben Sie dem Mandanten für jede Position, die berechtigterweise leer sein kann - Ausgangsrechnungen, Quittungen, Lohnänderungen - eine klare Möglichkeit, „diesen Monat nichts“ zu melden. Das sollte ein Klick oder ein Wort sein, keine erklärende E-Mail. Ein ausdrückliches „nichts“ schließt die Position genauso ab wie ein hochgeladener Beleg.
Legen Sie fest, welche Positionen leer sein dürfen
Nicht alles sollte „nichts“ zulassen. Einen Kontoauszug gibt es auch in einem Monat ohne Buchungen - er zeigt eben denselben Saldo. Kennzeichnen Sie, welche Positionen als leer bestätigt werden dürfen und welche immer eine Datei erfordern. So wird „nichts“ nicht zur Abkürzung für „keine Zeit gehabt“.
Achten Sie auf Muster
Ein leerer Monat ist normal. Drei leere Monate in Folge bei einem Mandanten, der früher jeden Monat Rechnungen gestellt hat, verdienen eine Frage. Eine kurze, neutrale Nachricht - „Mir ist aufgefallen, dass es seit Juli keine Ausgangsrechnungen gibt - ist alles wie erwartet?“ - bringt oft eine Änderung ans Licht, die Sie kennen müssen: eine ruhende Tätigkeit, ein neues Rechnungsprogramm oder Rechnungen, die woanders hingehen.
Halten Sie es fest
Eine ausdrückliche Bestätigung ist zugleich Dokumentation. Tauchen später Fragen auf, können Sie zeigen, dass der Mandant für den Zeitraum bestätigt hat, dass es keine Unterlagen gab - und wann. Das schützt Mandant und Kanzlei.
Erinnern Sie niemanden, der schon geantwortet hat
Sobald ein Mandant „diesen Monat nichts“ für eine Position bestätigt, sollte sie aus seinen Erinnerungen verschwinden. Nichts ärgert Mandanten mehr als eine Erinnerung an etwas, das sie bereits beantwortet haben.
In MonthDocs bestätigen Mandanten „nichts einzureichen“ für jede optionale Position mit einem Klick. Die Bestätigung wird mit Datum gespeichert, und die Position taucht in keiner Erinnerung mehr auf.
