Todos os escritórios têm clientes com meses calmos: um negócio sazonal no inverno, uma holding sem movimentos, um trabalhador independente entre projetos. Estes meses criam um problema concreto. Quando não chega nenhum documento, não sabe se não há nada para enviar ou se o cliente simplesmente se esqueceu.
O silêncio não é resposta
Se tratar o silêncio como «nada», mais cedo ou mais tarde vai falhar uma fatura real. Se o tratar como «atraso», vai andar atrás de clientes que não fizeram nada de errado. Ambas as coisas prejudicam a relação. A única abordagem fiável é pedir uma resposta explícita para cada item.
Faça de «nada» uma resposta a sério
Para cada item que pode legitimamente estar vazio - faturas emitidas, recibos, alterações salariais - dê ao cliente uma forma clara de dizer «este mês nada». Deve custar um clique ou uma palavra, não um e-mail explicativo. Um «nada» explícito fecha o item tal como um documento carregado.
Decida que itens podem estar vazios
Nem tudo deve permitir «nada». Um extrato bancário existe mesmo num mês sem movimentos: mostra apenas o mesmo saldo. Indique que itens podem ser confirmados como vazios e quais exigem sempre um ficheiro. Assim «nada» não se torna um atalho para «não tive tempo».
Esteja atento aos padrões
Um mês vazio é normal. Três meses vazios seguidos num cliente que antes faturava todos os meses merecem uma pergunta. Uma mensagem curta e neutra - «Reparei que desde julho não há faturas emitidas; está tudo como esperado?» - revela muitas vezes uma mudança que precisa de conhecer: uma atividade suspensa, um novo programa de faturação ou faturas enviadas para outro sítio.
Guarde registo
Uma confirmação explícita é também documentação. Se surgirem perguntas mais tarde, pode mostrar que o cliente confirmou que não havia documentos nesse período, e quando. Isso protege o cliente e o escritório.
Não lembre quem já respondeu
Assim que o cliente confirma «este mês nada» num item, este deve desaparecer dos seus lembretes. Nada irrita mais um cliente do que ser lembrado de algo a que já respondeu.
No MonthDocs, os clientes confirmam «nada a entregar» em qualquer item opcional com um clique. A confirmação fica registada com data e o item deixa de aparecer nos lembretes.
