Pode pedir aos clientes digitalizações em PDF, mas a maioria vai tirar uma foto com o telemóvel na mesma. Lutar contra esse hábito raramente resulta. É melhor aceitar as fotos e ensinar os clientes a torná-las utilizáveis: uma vez, com clareza e de forma a que se lembrem.
Porque é que as fotos do telemóvel falham
- O documento é fotografado de lado e o texto na margem mais afastada fica ilegível.
- Com pouca luz, a câmara desfoca a imagem.
- O flash cria um reflexo branco precisamente sobre o total ou a data.
- Parte do documento fica cortada, muitas vezes a mais importante.
- Documentos com várias páginas chegam como um monte de imagens soltas e desordenadas.
Cinco regras para partilhar com os clientes
- Plano e de cima. Pouse o documento numa mesa e segure o telemóvel mesmo por cima.
- Fundo escuro. Uma folha branca numa mesa escura é mais fácil de enquadrar.
- Boa luz, sem flash. Luz natural ou divisão bem iluminada; desligue o flash para evitar reflexos.
- Tudo no enquadramento. Os quatro cantos visíveis, com totais, datas e carimbos.
- Verifique antes de enviar. Amplie uma vez: se não conseguir ler o número mais pequeno, tire a foto de novo.
Lembre os clientes do digitalizador que já têm
A maioria dos telemóveis tem um digitalizador de documentos integrado que endireita a página, remove sombras e guarda um PDF, por exemplo na app de notas ou de ficheiros, ou nas apps de armazenamento na nuvem mais comuns. Muitos clientes não sabem que existe. Uma dica de uma linha com o nome da função no telemóvel deles resolve muitas vezes o problema de vez.
Documentos com várias páginas
Peça aos clientes que digitalizem documentos com várias páginas num único PDF em vez de fotos soltas. Se mesmo assim enviarem fotos, que as carreguem pela ordem das páginas e de uma só vez, para as manter juntas.
Quando uma foto não serve, diga exatamente porquê
«Por favor, envie de novo» traz a mesma foto tirada da mesma maneira. «O total em baixo está cortado; tire de novo a foto com o recibo inteiro» diz ao cliente o que mudar. Ser concreto transforma uma rejeição numa correção rápida.
Carregar não pode ser a parte difícil
Se carregar exige um computador ou uma palavra-passe, os clientes guardam as fotos «para depois» e esquecem-se. Uma página de carregamento adaptada ao telemóvel, acessível por um link, permite enviar a foto no momento em que é tirada.
O MonthDocs permite aos clientes carregar fotos e PDF diretamente do telemóvel através de um link seguro, e a si rejeitar um ficheiro com um motivo concreto que o cliente vê de imediato.
