Když doklady přicházejí pozdě, svádí to k tomu obvinit klienta. Ve skutečnosti má většina zpoždění obyčejné příčiny, které může kancelář ovlivnit.
Žádost nebyla konkrétní
Když musí klient hádat, co potřebujete, úkol odloží. Pevný seznam s krátkými pokyny promění „vyřešte papíry“ v pět konkrétních kroků.
Neexistuje jedno místo, kam doklady posílat
E-mail, messengery, sdílené složky, fotky poslané o půlnoci - každý další kanál přidává tření na obou stranách. Jedno místo pro nahrání s viditelným seznamem toho, co ještě chybí, odstraní otázku „už jsem to posílal?“.
Termín není vidět
Termín zmíněný jednou v e-mailu se snadno zapomene. Ukažte ho přímo vedle seznamu dokladů, v časovém pásmu a jazyce klienta, a položky po termínu zvýrazněte.
Nahrávání je složitější, než by mělo být
Mnoho klientů řeší papíry v telefonu. Pokud proces vyžaduje účet, heslo a počítač, počká to do víkendu. Nahrávání přizpůsobené mobilu s bezpečným jednorázovým přihlašovacím odkazem tuto bariéru snižuje.
Zpětná vazba přichází pozdě
Doklad vrácený dva týdny po odeslání frustruje všechny. Kontrolujte průběžně, a když je něco špatně, napište přesně, co opravit - „chybí strana 2“ je lepší než „pošlete to prosím znovu“.
Nic z toho nevyžaduje přísnější klienty. Vyžaduje to jasnější proces.
