Wenn Unterlagen zu spät kommen, liegt es nahe, dem Mandanten die Schuld zu geben. In der Praxis haben die meisten Verzögerungen ganz gewöhnliche Ursachen, auf die eine Kanzlei Einfluss hat.
Die Anfrage war nicht konkret
Muss ein Mandant raten, was Sie brauchen, schiebt er die Aufgabe auf. Eine feste Liste mit kurzen Hinweisen macht aus „Bitte kümmern Sie sich um die Belege“ fünf konkrete Schritte.
Es gibt keinen zentralen Ort für die Unterlagen
E-Mail, Messenger, geteilte Ordner, Fotos um Mitternacht - jeder zusätzliche Kanal erzeugt auf beiden Seiten Reibung. Ein Ort zum Hochladen mit sichtbarer Liste dessen, was noch fehlt, beantwortet die Frage „Habe ich das schon geschickt?“.
Die Frist ist unsichtbar
Eine einmal in einer E-Mail erwähnte Frist ist schnell vergessen. Zeigen Sie das Fälligkeitsdatum direkt neben der Liste, in der Zeitzone und Sprache des Mandanten, und heben Sie überfällige Positionen hervor.
Das Hochladen ist umständlicher als nötig
Viele Mandanten erledigen ihre Belege am Smartphone. Erfordert der Prozess ein Konto, ein Passwort und einen Computer, bleibt er bis zum Wochenende liegen. Mobilfreundliches Hochladen mit einem sicheren Einmal-Anmeldelink senkt die Hürde.
Rückmeldungen kommen zu spät
Ein Beleg, der zwei Wochen nach dem Senden zurückgewiesen wird, frustriert alle. Prüfen Sie zeitnah, und wenn etwas nicht stimmt, sagen Sie genau, was zu korrigieren ist - „Seite 2 fehlt“ ist besser als „bitte erneut senden“.
Dafür braucht es keine strengeren Mandanten. Es braucht einen klareren Prozess.
