Keď doklady prichádzajú neskoro, zvádza to obviniť klienta. V skutočnosti má väčšina oneskorení obyčajné príčiny, ktoré môže kancelária ovplyvniť.
Žiadosť nebola konkrétna
Keď musí klient hádať, čo potrebujete, úlohu odloží. Pevný zoznam s krátkymi pokynmi premení „vybavte papiere“ na päť konkrétnych krokov.
Neexistuje jedno miesto, kam doklady posielať
E-mail, messengery, zdieľané priečinky, fotky poslané o polnoci - každý ďalší kanál pridáva trenie na oboch stranách. Jedno miesto na nahrávanie s viditeľným zoznamom toho, čo ešte chýba, odstráni otázku „už som to posielal?“.
Termín nie je vidieť
Termín spomenutý raz v e-maile sa ľahko zabudne. Ukážte ho priamo pri zozname dokladov, v časovom pásme a jazyku klienta, a položky po termíne zvýraznite.
Nahrávanie je zložitejšie, než by malo byť
Veľa klientov rieši papiere v telefóne. Ak proces vyžaduje účet, heslo a počítač, počká to do víkendu. Nahrávanie prispôsobené mobilu s bezpečným jednorazovým prihlasovacím odkazom túto bariéru znižuje.
Spätná väzba prichádza neskoro
Doklad vrátený dva týždne po odoslaní frustruje všetkých. Kontrolujte priebežne, a keď je niečo zle, napíšte presne, čo opraviť - „chýba strana 2“ je lepšie ako „pošlite to, prosím, znova“.
Nič z toho nevyžaduje prísnejších klientov. Vyžaduje to jasnejší proces.
