Kada dokumentacija kasni, lako je okriviti klijenta. U praksi većina kašnjenja ima obične uzroke na koje ured može utjecati.
Zahtjev nije bio konkretan
Ako klijent mora pogađati što vam treba, odgađa zadatak. Stalan popis dokumenata s kratkim uputama pretvara „sredite papire“ u pet konkretnih koraka.
Ne postoji jedno mjesto za slanje
E-pošta, poruke, dijeljene mape, fotografije poslane u ponoć - svaki dodatni kanal stvara trenje na objema stranama. Jedno mjesto za učitavanje, uz vidljiv popis onoga što još nedostaje, uklanja pitanje „jesam li to već poslao?“.
Rok se ne vidi
Rok spomenut jednom u e-poruci lako je zaboraviti. Prikažite rok uz popis dokumenata, u klijentovoj vremenskoj zoni i na njegovu jeziku, i neka se stavke koje kasne jasno ističu.
Učitavanje je teže nego što bi trebalo biti
Mnogi klijenti svoju papirologiju rješavaju na mobitelu. Ako postupak zahtijeva korisnički račun, lozinku i stolno računalo, čekat će vikend. Učitavanje prilagođeno mobitelu uz sigurnu jednokratnu poveznicu za prijavu snižava prag.
Povratna informacija stiže prekasno
Dokument odbijen dva tjedna nakon slanja frustrira sve. Pregledavajte brzo, a kada nešto nije u redu, recite točno što treba ispraviti - „nedostaje 2. stranica“ bolje je od „pošaljite ponovno“.
Ništa od toga ne zahtijeva strože klijente. Zahtijeva jasniji postupak.
