Knjigovodstveni uredi rade s nekim od najosjetljivijih podataka koje tvrtka ima: bankovnim izvodima, plaćama, osobnim dokumentima, ugovorima. Velik dio toga i dalje stiže kao privitak e-pošte. E-pošta sama po sebi nije neodgovorna, ali ima konkretne slabosti koje vrijedi razumjeti.
Stvarni rizici e-pošte
- Pogrešan primatelj - automatsko dovršavanje odabere pogrešnu „Annu“ i datoteka s plaćama napusti ured. To je jedan od najčešćih incidenata s podacima u malim uredima.
- Kopije posvuda - svaki privitak živi u pošiljateljevu sandučiću, vašem sandučiću, porukama koje su kolege proslijedile i na svakom uređaju koji je s njima sinkroniziran.
- Bez isteka - dokumenti godinama ostaju u sandučićima, dugo nakon što su vam bili potrebni.
- Kompromitirani računi - jedna lozinka ukradena phishingom odjednom otkriva godine privitaka klijenata.
- Bez revizijskog traga - ne možete lako utvrditi tko je otvorio ili preuzeo dokument.
Kako „sigurnije“ izgleda u praksi
- Jedno kontrolirano mjesto za dokumente, a ne desetci sandučića.
- Pristup po klijentu - svaki klijent vidi samo svoje dokumente.
- Šifriranje u prijenosu (HTTPS) i pri pohrani.
- Kratkotrajne, jednokratne poveznice za prijavu umjesto zajedničkih lozinki.
- Datoteke koje nikada nisu javne - bez otvorenih poveznica za preuzimanje koje svatko može proslijediti.
- Zapis aktivnosti koji pokazuje tko je što učitao, pregledao i prihvatio.
- Pravila čuvanja - dokumenti se brišu kada više nisu potrebni.
Usporedba uobičajenih alternativa
Privici zaštićeni lozinkom malo pomažu, ali lozinka obično putuje istim kanalom ili je ista za svakog klijenta. Dijeljene mape u oblaku bolje su organizirane, ali poveznice je lako previše podijeliti, a dopuštenja se s vremenom razilaze. Klijentski portal napravljen za prikupljanje dokumentacije objedinjuje pristup po klijentu, šifriranje i revizijski zapis te potpuno uklanja privitke iz sandučića.
Brza poboljšanja koja možete primijeniti danas
- Isključite automatsko dovršavanje adresa za kontakte klijenata ili provjerite primatelja kod svakog privitka.
- Uključite dvofaktorsku autentifikaciju za svaki sandučić u uredu.
- Zamolite klijente da osobne dokumente ne šalju e-poštom.
- Izbrišite stare privitke kada su dokumenti pohranjeni u vašem knjigovodstvenom sustavu.
- Zapišite gdje se nalaze dokumenti klijenata i tko im može pristupiti - to vam može zatrebati za zahtjeve vezane uz zaštitu podataka.
Ovaj je članak opća smjernica, a ne pravni savjet; obveze zaštite podataka ovise o vašoj zemlji i uvjetima vaše suradnje.
MonthDocs je izgrađen oko tih načela: privatna, šifrirana pohrana, pristup po klijentu, jednokratne poveznice za prijavu, datoteke koje nikada nisu javne i potpun revizijski zapis.
