Muhasebe büroları bir işletmenin sahip olduğu en hassas verilerin bir kısmıyla çalışır: banka ekstreleri, maaşlar, kimlik belgeleri, sözleşmeler. Bunların çoğu hâlâ e-posta eki olarak gelir. E-posta doğası gereği pervasız bir yöntem değildir, ancak anlaşılması gereken belirli zayıflıkları vardır.
E-postanın gerçek riskleri
- Yanlış alıcı - otomatik tamamlama yanlış “Anna” adresini seçer ve bir bordro dosyası büronun dışına çıkar. Bu, küçük ofislerde en sık yaşanan veri olaylarından biridir.
- Her yerde kopyalar - her ek, gönderenin posta kutusunda, sizin posta kutunuzda, meslektaşlarınızın ilettiği e-postalarda ve bunlarla senkronize edilen her cihazda yaşar.
- Son kullanma tarihi yok - belgeler, ihtiyacınız kalmadıktan çok sonra bile yıllarca posta kutularında kalır.
- Ele geçirilen hesaplar - oltalama ile çalınan tek bir şifre, yılların müşteri eklerini bir anda açığa çıkarır.
- Denetim izi yok - bir belgeyi kimin açtığını veya indirdiğini kolayca anlayamazsınız.
Uygulamada “daha güvenli” neye benzer
- Belgeler için kontrollü tek bir yer - onlarca gelen kutusu değil.
- Müşteri bazında erişim - her müşteri yalnızca kendi belgelerini görür.
- Şifreleme - hem aktarım sırasında (HTTPS) hem de depolamada.
- Kısa ömürlü, tek kullanımlık giriş bağlantıları - paylaşılan şifreler yerine.
- Asla herkese açık olmayan dosyalar - herkesin iletebileceği açık indirme bağlantıları yok.
- Bir etkinlik kaydı - kimin neyi yüklediğini, görüntülediğini ve kabul ettiğini gösteren.
- Saklama kuralları - belgeler artık gerekmediğinde silinir.
Yaygın alternatiflerin karşılaştırması
Şifre korumalı ekler biraz yardımcı olur, ancak şifre genellikle aynı kanaldan gider veya her müşteri için aynıdır. Paylaşılan bulut klasörleri daha düzenlidir, ancak bağlantılar kolayca gereğinden fazla paylaşılır ve yetkiler zamanla kontrolden çıkar. Belge toplama için geliştirilmiş bir müşteri portalı ise müşteri bazında erişimi, şifrelemeyi ve denetim kaydını bir araya getirir ve ekleri posta kutularından tamamen kaldırır.
Bugün uygulayabileceğiniz hızlı önlemler
- Müşteri kişileri için adres otomatik tamamlamayı kapatın veya her ekte alıcıyı iki kez kontrol edin.
- Bürodaki her posta kutusunda iki adımlı doğrulamayı etkinleştirin.
- Müşterilerden kimlik belgelerini e-postayla göndermemelerini isteyin.
- Belgeler muhasebe sisteminize kaydedildikten sonra eski ekleri silin.
- Müşteri belgelerinin nerede durduğunu ve kimlerin erişebildiğini yazıya dökün - veri koruma talepleri için buna ihtiyacınız olabilir.
Bu yazı genel bir rehberdir, hukuki tavsiye değildir; veri koruma yükümlülükleri ülkenize ve hizmet sözleşmenizin koşullarına bağlıdır.
MonthDocs bu ilkeler üzerine kurulmuştur: gizli, şifrelenmiş depolama, müşteri bazında erişim, tek kullanımlık giriş bağlantıları, asla herkese açık olmayan dosyalar ve eksiksiz bir denetim kaydı.
