Účtovnícke kancelárie pracujú s najcitlivejšími údajmi, ktoré firma má: bankové výpisy, mzdy, doklady totožnosti, zmluvy. Veľká časť stále prichádza ako prílohy e-mailov. E-mail sám osebe nie je ľahkomyseľný, ale má konkrétne slabiny, ktoré sa oplatí poznať.
Skutočné riziká e-mailu
- Nesprávny príjemca - našepkávač vyberie inú „Annu“ a mzdový súbor opustí kanceláriu. Patrí to k najčastejším incidentom s údajmi v malých kanceláriách.
- Kópie všade - každá príloha žije v schránke odosielateľa, vo vašej schránke, v preposlaných správach kolegov a na všetkých synchronizovaných zariadeniach.
- Žiadna expirácia - doklady zostávajú v schránkach roky po tom, čo ste ich potrebovali.
- Napadnuté účty - jedno vylákané heslo odhalí naraz roky príloh klientov.
- Žiadna stopa - ťažko zistíte, kto dokument otvoril alebo stiahol.
Ako vyzerá „bezpečnejšie“ v praxi
- Jedno kontrolované miesto na doklady, nie desiatky schránok.
- Prístup podľa klienta - každý klient vidí len svoje doklady.
- Šifrovanie pri prenose (HTTPS) aj pri uložení.
- Krátkodobé jednorazové prihlasovacie odkazy namiesto zdieľaných hesiel.
- Súbory, ktoré nikdy nie sú verejné - žiadne otvorené odkazy na stiahnutie, ktoré môže ktokoľvek preposlať.
- Protokol aktivít, kto čo nahral, zobrazil a prijal.
- Pravidlá uchovávania - doklady sa mažú, keď už nie sú potrebné.
Porovnanie bežných alternatív
Prílohy chránené heslom trochu pomôžu, ale heslo zvyčajne putuje rovnakým kanálom alebo je pre všetkých klientov rovnaké. Zdieľané cloudové priečinky sú lepšie usporiadané, ale odkazy sa ľahko zdieľajú ďalej a oprávnenia sa časom rozídu. Klientský portál určený na zber dokladov spája prístup podľa klienta, šifrovanie a protokol aktivít a prílohy zo schránok úplne odstráni.
Rýchle opatrenia, ktoré zavediete hneď
- Vypnite našepkávanie adries pri kontaktoch klientov alebo pri každej prílohe dvakrát skontrolujte príjemcu.
- Zapnite dvojfaktorové overenie pri všetkých schránkach v kancelárii.
- Požiadajte klientov, aby neposielali doklady totožnosti e-mailom.
- Mažte staré prílohy, len čo sú doklady uložené v účtovnom systéme.
- Spíšte, kde doklady klientov ležia a kto k nim má prístup - môže sa hodiť pri žiadostiach podľa GDPR.
Tento článok je všeobecné odporúčanie, nie právna rada; povinnosti v oblasti ochrany osobných údajov závisia od vašej krajiny a zmluvných podmienok.
MonthDocs je postavený na týchto princípoch: súkromné šifrované úložisko, prístup podľa klienta, jednorazové prihlasovacie odkazy, súbory, ktoré nikdy nie sú verejné, a úplný protokol aktivít.
