Бухгалтерські фірми працюють із найчутливішими даними компанії: банківськими виписками, зарплатами, документами, що посвідчують особу, договорами. Значна частина досі надходить вкладеннями в листах. Пошта сама по собі не є безвідповідальною, але має конкретні слабкі місця, які варто розуміти.
Реальні ризики пошти
- Не той одержувач - автозаповнення обирає іншу «Анну», і файл із зарплатою залишає фірму. Це один із найпоширеніших інцидентів із даними в невеликих офісах.
- Копії всюди - кожне вкладення живе у скриньці відправника, у вашій скриньці, у пересланих листах колег і на всіх синхронізованих пристроях.
- Без строку дії - документи роками лежать у скриньках, хоча давно не потрібні.
- Зламані акаунти - один викрадений пароль відкриває одразу роки клієнтських вкладень.
- Немає журналу - важко дізнатися, хто відкривав або завантажував документ.
Як «безпечніше» виглядає на практиці
- Одне контрольоване місце для документів, а не десятки скриньок.
- Доступ за клієнтом - кожен клієнт бачить лише свої документи.
- Шифрування під час передавання (HTTPS) і зберігання.
- Короткочасні одноразові посилання для входу замість спільних паролів.
- Файли, які ніколи не бувають публічними, - жодних відкритих посилань, які будь-хто може переслати.
- Журнал дій: хто що завантажив, переглянув і прийняв.
- Правила зберігання - документи видаляються, коли вони більше не потрібні.
Порівняння поширених альтернатив
Вкладення з паролем трохи допомагають, але пароль зазвичай передають тим самим каналом або він однаковий для всіх клієнтів. Спільні хмарні папки краще впорядковані, але посиланнями легко поділитися зайвий раз, а права доступу з часом розповзаються. Клієнтський портал, створений для збору документів, поєднує доступ за клієнтом, шифрування й журнал дій і повністю прибирає вкладення зі скриньок.
Швидкі кроки, які можна зробити сьогодні
- Вимкніть автозаповнення адрес для контактів клієнтів або двічі перевіряйте одержувача кожного вкладення.
- Увімкніть двофакторну автентифікацію для всіх скриньок фірми.
- Попросіть клієнтів не надсилати документи, що посвідчують особу, поштою.
- Видаляйте старі вкладення, щойно документи збережено в обліковій системі.
- Запишіть, де зберігаються документи клієнтів і хто має до них доступ, - це знадобиться для запитів щодо захисту персональних даних.
Ця стаття - загальні рекомендації, а не юридична консультація; обов'язки щодо захисту даних залежать від вашої країни та умов договору.
MonthDocs побудований на цих принципах: приватне зашифроване сховище, доступ за клієнтом, одноразові посилання для входу, файли, які ніколи не бувають публічними, і повний журнал дій.
