Biura rachunkowe przetwarzają jedne z najbardziej wrażliwych danych firmy: wyciągi bankowe, wynagrodzenia, dokumenty tożsamości, umowy. Duża część wciąż przychodzi jako załączniki e-maili. E-mail sam w sobie nie jest lekkomyślny, ale ma konkretne słabości, które warto znać.
Realne ryzyka e-maila
- Zły odbiorca - autouzupełnianie wybiera inną „Annę” i plik płacowy opuszcza biuro. To jeden z najczęstszych incydentów z danymi w małych biurach.
- Kopie wszędzie - każdy załącznik żyje w skrzynce nadawcy, w Twojej skrzynce, w przekazanych wiadomościach współpracowników i na wszystkich zsynchronizowanych urządzeniach.
- Brak wygasania - dokumenty latami leżą w skrzynkach, długo po tym, jak były potrzebne.
- Przejęte konta - jedno wyłudzone hasło ujawnia naraz lata załączników klientów.
- Brak śladu - trudno ustalić, kto otworzył lub pobrał dokument.
Jak „bezpieczniej” wygląda w praktyce
- Jedno kontrolowane miejsce na dokumenty, a nie dziesiątki skrzynek.
- Dostęp per klient - każdy klient widzi tylko swoje dokumenty.
- Szyfrowanie w transmisji (HTTPS) i w spoczynku.
- Krótkotrwałe jednorazowe linki do logowania zamiast wspólnych haseł.
- Pliki, które nigdy nie są publiczne - żadnych otwartych linków do pobrania, które każdy może przesłać dalej.
- Dziennik aktywności: kto co przesłał, wyświetlił i przyjął.
- Zasady przechowywania - dokumenty są usuwane, gdy przestają być potrzebne.
Porównanie popularnych alternatyw
Załączniki zabezpieczone hasłem trochę pomagają, ale hasło zwykle wędruje tym samym kanałem albo jest takie samo dla wszystkich klientów. Współdzielone foldery w chmurze są lepiej uporządkowane, ale linki łatwo udostępnić zbyt szeroko, a uprawnienia z czasem się rozjeżdżają. Portal klienta stworzony do zbierania dokumentów łączy dostęp per klient, szyfrowanie i dziennik aktywności, a załączniki całkowicie znikają ze skrzynek.
Szybkie kroki na dziś
- Wyłącz autouzupełnianie adresów dla kontaktów klientów albo przy każdym załączniku sprawdzaj odbiorcę dwa razy.
- Włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe na wszystkich skrzynkach biura.
- Poproś klientów, aby nie wysyłali dokumentów tożsamości e-mailem.
- Usuwaj stare załączniki, gdy dokumenty są już w systemie księgowym.
- Spisz, gdzie leżą dokumenty klientów i kto ma do nich dostęp - przyda się przy wnioskach z RODO.
Ten artykuł to ogólne wskazówki, a nie porada prawna; obowiązki w zakresie ochrony danych zależą od kraju i warunków umowy.
MonthDocs opiera się na tych zasadach: prywatne zaszyfrowane przechowywanie, dostęp per klient, jednorazowe linki do logowania, pliki, które nigdy nie są publiczne, i pełny dziennik aktywności.
