A könyvelőirodák egy vállalkozás legérzékenyebb adatai közül kezelnek jó néhányat: bankszámlakivonatokat, béreket, személyazonosító okmányokat, szerződéseket. Ezek nagy része még mindig e-mail-csatolmányként érkezik. Az e-mail önmagában nem felelőtlen választás, de vannak konkrét gyengeségei, amelyeket érdemes megérteni.
Az e-mail valódi kockázatai
- Rossz címzett - az automatikus kiegészítés a rossz „Annát” választja, és egy bérszámfejtési fájl elhagyja az irodát. Ez az egyik leggyakoribb adatvédelmi incidens a kis irodákban.
- Másolatok mindenhol - minden csatolmány ott van a feladó postafiókjában, az Önében, a kollégák továbbításaiban, és minden velük szinkronizált eszközön.
- Nincs lejárat - a dokumentumok évekig a postafiókokban maradnak, jóval azután is, hogy szükség volt rájuk.
- Feltört fiókok - egyetlen adathalászattal megszerzett jelszó egyszerre több évnyi ügyfélcsatolmányt tesz hozzáférhetővé.
- Nincs naplózás - nem tudja könnyen megállapítani, ki nyitotta meg vagy töltötte le a dokumentumot.
Hogyan néz ki a „biztonságosabb” a gyakorlatban
- Egyetlen ellenőrzött hely a dokumentumoknak, nem több tucat postafiók.
- Ügyfelenkénti hozzáférés - minden ügyfél csak a saját dokumentumait látja.
- Titkosítás átvitel közben (HTTPS) és tárolt állapotban.
- Rövid életű, egyszer használható belépési linkek közös jelszavak helyett.
- Soha nem nyilvános fájlok - nincsenek nyitott letöltési linkek, amelyeket bárki továbbíthat.
- Tevékenységnapló, amely mutatja, ki mit töltött fel, nézett meg és fogadott el.
- Megőrzési szabályok - a dokumentumok törlődnek, amikor már nincs rájuk szükség.
A gyakori alternatívák összehasonlítása
A jelszóval védett csatolmányok kicsit segítenek, de a jelszó általában ugyanazon a csatornán utazik, vagy minden ügyfélnél ugyanaz. A megosztott felhőmappák rendezettebbek, de a linkeket könnyű túl széles körben megosztani, és a jogosultságok idővel elcsúsznak. A dokumentumgyűjtésre épített ügyfélportál egyesíti az ügyfelenkénti hozzáférést, a titkosítást és a naplózást, és a csatolmányokat teljesen kiveszi a postafiókokból.
Gyors lépések, amelyeket már ma megtehet
- Kapcsolja ki a címek automatikus kiegészítését az ügyfélkapcsolatoknál, vagy minden csatolmánynál ellenőrizze kétszer a címzettet.
- Kapcsolja be a kétlépcsős azonosítást az iroda minden postafiókján.
- Kérje meg az ügyfeleket, hogy személyazonosító okmányokat ne küldjenek e-mailben.
- Törölje a régi csatolmányokat, amint a dokumentumok bekerültek a könyvelési rendszerébe.
- Írja le, hol vannak az ügyféldokumentumok, és ki férhet hozzájuk - szüksége lehet rá adatvédelmi megkeresések esetén.
Ez a cikk általános útmutatás, nem jogi tanácsadás; az adatvédelmi kötelezettségek az Ön országától és a megbízási feltételektől függenek.
A MonthDocs ezekre az elvekre épül: zárt, titkosított tárolás, ügyfelenkénti hozzáférés, egyszer használható belépési linkek, soha nem nyilvános fájlok és teljes tevékenységnapló.
