Računovodski servisi obdelujejo nekatere najbolj občutljive podatke podjetja: bančne izpiske, plače, osebne dokumente, pogodbe. Velik del jih še vedno prispe kot priponke e-poštnih sporočil. E-pošta sama po sebi ni neodgovorna, ima pa posebne slabosti, ki jih je vredno razumeti.
Dejanska tveganja e-pošte
- Napačen prejemnik - samodokončanje izbere napačno „Ano“ in datoteka s plačami zapusti računovodski servis. To je eden najpogostejših incidentov s podatki v manjših pisarnah.
- Kopije povsod - vsaka priponka živi v nabiralniku pošiljatelja, v vašem nabiralniku, v sporočilih, ki so jih posredovali sodelavci, in na vseh napravah, ki so z njimi sinhronizirane.
- Brez poteka - dokumenti ostanejo v nabiralnikih leta, dolgo potem, ko ste jih potrebovali.
- Zlorabljeni računi - eno samo geslo, pridobljeno z lažnim predstavljanjem, naenkrat razkrije leta priponk strank.
- Brez revizijske sledi - ne morete zlahka ugotoviti, kdo je dokument odprl ali prenesel.
Kako je videti „varneje“ v praksi
- Eno nadzorovano mesto za dokumente, ne več deset nabiralnikov.
- Dostop po strankah - vsaka stranka vidi samo svoje dokumente.
- Šifriranje med prenosom (HTTPS) in v mirovanju.
- Kratkotrajne enkratne prijavne povezave namesto deljenih gesel.
- Datoteke, ki nikoli niso javne - brez odprtih povezav za prenos, ki bi jih lahko kdor koli posredoval.
- Dnevnik dejavnosti, ki prikazuje, kdo je kaj naložil, pregledal in sprejel.
- Pravila hrambe - dokumenti se izbrišejo, ko niso več potrebni.
Primerjava običajnih možnosti
Priponke, zaščitene z geslom, nekoliko pomagajo, vendar geslo običajno potuje po istem kanalu ali je enako za vse stranke. Deljene mape v oblaku so bolje organizirane, vendar je povezave lahko preveč deliti, dovoljenja pa se sčasoma razlezejo. Portal za stranke, narejen za zbiranje dokumentacije, združuje dostop po strankah, šifriranje in revizijsko sled ter priponke povsem odstrani iz nabiralnikov.
Hitre izboljšave, ki jih lahko uvedete danes
- Za kontakte strank izklopite samodokončanje naslovov ali pri vsaki priponki dvakrat preverite prejemnika.
- Na vsakem nabiralniku v računovodskem servisu vklopite dvostopenjsko preverjanje pristnosti.
- Stranke prosite, naj osebnih dokumentov ne pošiljajo po e-pošti.
- Stare priponke izbrišite, ko so dokumenti shranjeni v vašem računovodskem sistemu.
- Zapišite, kje so dokumenti strank shranjeni in kdo ima dostop do njih - to boste morda potrebovali pri zahtevah glede varstva podatkov.
Ta članek je splošno vodilo, ne pravni nasvet; obveznosti glede varstva podatkov so odvisne od vaše države in pogojev vašega sodelovanja s strankami.
MonthDocs je zgrajen na teh načelih: zasebna, šifrirana hramba, dostop po strankah, enkratne prijavne povezave, datoteke, ki nikoli niso javne, in celotna revizijska sled.
