Účetní kanceláře pracují s nejcitlivějšími daty, která firma má: bankovní výpisy, mzdy, doklady totožnosti, smlouvy. Velká část stále přichází jako přílohy e-mailů. E-mail sám o sobě není lehkomyslný, ale má konkrétní slabiny, které stojí za to znát.
Skutečná rizika e-mailu
- Špatný příjemce - našeptávač vybere jinou „Annu“ a mzdový soubor opustí kancelář. Patří to k nejčastějším incidentům s daty v malých kancelářích.
- Kopie všude - každá příloha žije ve schránce odesílatele, ve vaší schránce, v přeposlaných zprávách kolegů a na všech synchronizovaných zařízeních.
- Žádná expirace - doklady zůstávají ve schránkách roky po tom, co jste je potřebovali.
- Napadené účty - jedno vylákané heslo odhalí najednou roky příloh klientů.
- Žádná stopa - nesnadno zjistíte, kdo dokument otevřel nebo stáhl.
Jak vypadá „bezpečněji“ v praxi
- Jedno kontrolované místo pro doklady, ne desítky schránek.
- Přístup podle klienta - každý klient vidí jen své doklady.
- Šifrování při přenosu (HTTPS) i při uložení.
- Krátkodobé jednorázové přihlašovací odkazy místo sdílených hesel.
- Soubory, které nikdy nejsou veřejné - žádné otevřené odkazy ke stažení, které může kdokoli přeposlat.
- Protokol aktivit, kdo co nahrál, zobrazil a přijal.
- Pravidla uchovávání - doklady se mažou, když už nejsou potřeba.
Srovnání běžných alternativ
Přílohy chráněné heslem trochu pomohou, ale heslo obvykle putuje stejným kanálem nebo je pro všechny klienty stejné. Sdílené cloudové složky jsou lépe uspořádané, ale odkazy se snadno nasdílí dál a oprávnění se časem rozjedou. Klientský portál určený pro sběr dokladů spojuje přístup podle klienta, šifrování a protokol aktivit a přílohy ze schránek úplně odstraní.
Rychlá opatření, která zavedete hned
- Vypněte našeptávání adres u kontaktů klientů nebo u každé přílohy dvakrát zkontrolujte příjemce.
- Zapněte dvoufázové ověření u všech schránek v kanceláři.
- Požádejte klienty, aby neposílali doklady totožnosti e-mailem.
- Mažte staré přílohy, jakmile jsou doklady uložené v účetním systému.
- Sepište, kde doklady klientů leží a kdo k nim má přístup - může se hodit při žádostech podle GDPR.
Tento článek je obecné doporučení, nikoli právní rada; povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů závisí na vaší zemi a smluvních podmínkách.
MonthDocs je postavený na těchto principech: soukromé šifrované úložiště, přístup podle klienta, jednorázové přihlašovací odkazy, soubory, které nikdy nejsou veřejné, a úplný protokol aktivit.
