Les cabinets comptables traitent certaines des données les plus sensibles d'une entreprise : relevés bancaires, salaires, pièces d'identité, contrats. Une grande partie arrive encore en pièce jointe d'e-mail. L'e-mail n'est pas imprudent en soi, mais il a des faiblesses précises qu'il vaut mieux connaître.
Les vrais risques de l'e-mail
- Mauvais destinataire : la saisie automatique choisit une autre « Anne » et un fichier de paie quitte le cabinet. C'est l'un des incidents de données les plus fréquents dans les petites structures.
- Des copies partout : chaque pièce jointe vit dans la boîte de l'expéditeur, dans la vôtre, dans les transferts de vos collègues et sur tous les appareils synchronisés.
- Aucune expiration : les documents restent des années dans les boîtes, bien après leur utilité.
- Comptes compromis : un seul mot de passe hameçonné expose d'un coup des années de pièces clients.
- Aucune traçabilité : difficile de savoir qui a ouvert ou téléchargé un document.
À quoi ressemble « plus sûr » en pratique
- Un seul endroit contrôlé pour les pièces, pas des dizaines de boîtes mail.
- Un accès par client : chaque client ne voit que ses propres pièces.
- Le chiffrement en transit (HTTPS) et au repos.
- Des liens de connexion à usage unique et de courte durée plutôt que des mots de passe partagés.
- Des fichiers jamais publics : aucun lien de téléchargement ouvert que n'importe qui peut transférer.
- Un journal d'activité : qui a déposé, consulté et accepté quoi.
- Des règles de conservation : les pièces sont supprimées quand elles ne sont plus nécessaires.
Les alternatives courantes, comparées
Les pièces jointes protégées par mot de passe aident un peu, mais le mot de passe circule souvent par le même canal ou est identique pour tous les clients. Les dossiers cloud partagés sont mieux organisés, mais les liens se partagent trop facilement et les droits dérivent avec le temps. Un portail client conçu pour la collecte combine accès par client, chiffrement et journal d'activité, et sort complètement les pièces jointes des boîtes mail.
Mesures rapides à appliquer dès aujourd'hui
- Désactivez la saisie automatique pour les contacts clients, ou vérifiez deux fois le destinataire de chaque pièce jointe.
- Activez l'authentification à deux facteurs sur toutes les boîtes du cabinet.
- Demandez aux clients de ne pas envoyer leurs pièces d'identité par e-mail.
- Supprimez les anciennes pièces jointes une fois les documents enregistrés dans votre logiciel comptable.
- Notez où se trouvent les pièces clients et qui y a accès : utile pour les demandes liées au RGPD.
Cet article est une orientation générale, pas un conseil juridique ; les obligations en matière de protection des données dépendent de votre pays et de votre lettre de mission.
MonthDocs repose sur ces principes : stockage privé et chiffré, accès par client, liens de connexion à usage unique, fichiers jamais publics et journal d'activité complet.
