Svaki ured ima klijente s mirnim mjesecima: sezonski posao zimi, holding bez transakcija, slobodnjak između projekata. Takvi mjeseci stvaraju poseban problem. Kada ne stigne nikakva dokumentacija, ne znate je li nema ništa za poslati ili je klijent jednostavno zaboravio.
Šutnja nije odgovor
Ako šutnju tumačite kao „ništa“, jednom ćete propustiti stvarni račun. Ako šutnju tumačite kao „kašnjenje“, podsjećat ćete klijente koji nisu ništa pogriješili. Oboje je loše za odnos. Jedini pouzdan pristup jest tražiti izričit odgovor za svaku stavku.
Neka „ništa“ bude pravi odgovor
Za svaku stavku koja opravdano može biti prazna - izlazni računi, blagajnički računi, promjene u plaćama - dajte klijentu jasan način da kaže „ovaj mjesec nema ništa“. To bi trebao biti jedan klik ili jedna riječ, a ne e-poruka s objašnjenjem. Izričit odgovor „ništa“ zatvara stavku jednako kao i učitani dokument.
Odlučite koje stavke mogu biti prazne
Ne bi sve smjelo dopuštati „ništa“. Bankovni izvod postoji i u mjesecu bez transakcija - jednostavno prikazuje isto stanje. Označite koje se stavke mogu potvrditi kao prazne, a koje uvijek zahtijevaju datoteku. Tako „ništa“ ne postaje prečac za „nisam stigao“.
Pratite obrasce
Jedan prazan mjesec je normalan. Tri prazna mjeseca zaredom kod klijenta koji je prije svaki mjesec izdavao račune zaslužuju pitanje. Kratka, neutralna poruka - „Primijetio sam da od srpnja nema izlaznih računa - je li sve kako treba?“ - često otkrije promjenu o kojoj trebate znati: zaustavljeno poslovanje, novi alat za izdavanje računa ili račune poslane negdje drugdje.
Vodite evidenciju
Izričita potvrda ujedno je i dokumentacija. Ako se kasnije pojave pitanja, možete pokazati da je klijent potvrdio da za to razdoblje nije bilo dokumenata, i kada. To štiti i klijenta i ured.
Ne podsjećajte klijente koji su odgovorili
Kada klijent za stavku potvrdi „ovaj mjesec nema ništa“, ona bi trebala nestati iz njegovih podsjetnika. Ništa klijenta ne frustrira više od podsjetnika o nečemu na što je već odgovorio.
U MonthDocsu klijenti jednim klikom mogu potvrditi „nemam ništa za dostaviti“ za bilo koju neobaveznu stavku. Potvrda se bilježi s datumom, a stavka se prestaje pojavljivati u podsjetnicima.
