Většina urgování začíná nejasnou žádostí. „Pošlete mi prosím všechno za září“ si každý klient vyloží jinak. Jasný, opakující se seznam dokladů tuto nejistotu odstraní - a je to nejúčinnější věc, kterou může malá účetní kancelář udělat pro rychlejší uzávěrku měsíce.
1. Začněte tím, co opravdu potřebujete
Sepište doklady, které u typického klienta používáte každý měsíc: bankovní výpisy, vydané faktury, přijaté faktury, účtenky, změny ve mzdách. Pokud je položka potřeba jen několikrát do roka, do měsíčního seznamu ji nedávejte a vyžádejte si ji zvlášť.
2. Označte povinné a nepovinné položky
Klienti dělají přednostně to, co označíte za důležité. Bankovní výpisy a faktury označte jako povinné, účtenky jako nepovinné („pokud nějaké máte“). Poctivé rozlišení zvyšuje důvěru v celý seznam.
3. U každé položky jedna věta s pokynem
„Bankovní výpis“ je vágní. „PDF výpis ze všech firemních účtů za celý měsíc“ už ne. Jedna přesná věta předejde nejčastějším důvodům vrácení: chybějící strany, špatné období, špatný účet.
4. Dejte klientům možnost říct „tento měsíc nic“
Klient, který v daném měsíci nic neprodal, by nemusel psát e-mail s vysvětlením. Umožněte mu u položky potvrdit „nic k dodání“ - dostanete jasnou odpověď a nikdo nečeká na doklad, který neexistuje.
5. Držte stejný seznam měsíc co měsíc
Stálost vytváří návyky. Když seznam vypadá každý měsíc stejně, klienti se naučí připravit doklady ještě dřív, než o ně požádáte. Měňte ho záměrně, ne nahodile.
Jednoduchá šablona na začátek
- Bankovní výpisy - povinné - PDF za každý firemní účet
- Vydané faktury - povinné - všechny faktury vystavené v tomto měsíci
- Přijaté faktury - povinné - všechny faktury od dodavatelů
- Účtenky - nepovinné - fotky nebo skeny, pokud nějaké máte
- Změny ve mzdách - povinné - nástupy, odchody, nepřítomnosti
- Něco dalšího k nahlášení? - potvrzení
Začněte touto šablonou, upravte formulace pro své klienty a po prvních dvou měsících ji vyhodnoťte.
