Belge peşinde koşmanın çoğu belirsiz bir taleple başlar. “Lütfen Eylül ayına ait her şeyi gönderin” her müşteri için farklı bir anlama gelir. Net ve her ay tekrarlanan bir kontrol listesi bu belirsizliği ortadan kaldırır - ve küçük bir büronun ay sonu kapanışını kısaltmak için yapabileceği en etkili şeydir.
1. Gerekebilecek olandan değil, gerçekten ihtiyacınız olandan başlayın
Tipik bir müşteri için her ay kullandığınız belgeleri listeleyin: banka ekstreleri, kesilen faturalar, tedarikçi faturaları, fişler, bordro değişiklikleri. Bir kalem yılda yalnızca birkaç kez gerekiyorsa, onu aylık listeye koymayın ve ayrıca talep edin.
2. Neyin zorunlu, neyin isteğe bağlı olduğunu işaretleyin
Müşteriler, önemli olduğunu söylediğiniz şeylere öncelik verir. Banka ekstrelerini ve faturaları zorunlu, fişleri isteğe bağlı (“varsa”) olarak işaretleyin. Dürüst bir ayrım, müşterilerin listeye güvenmesini sağlar.
3. Her kalem için tek cümlelik bir talimat yazın
“Banka ekstresi” belirsizdir. “Tüm işletme hesaplarının ayın tamamını kapsayan PDF dökümü” ise değildir. Tek bir net cümle, en sık görülen ret nedenlerini önler: eksik sayfalar, yanlış dönem, yanlış hesap.
4. Müşterilere “bu ay bir şey yok” deme imkânı verin
Belirli bir ayda hiç satışı olmayan bir müşteri, bunu açıklamak için e-posta yazmak zorunda kalmamalı. Bir kalem için “sağlanacak bir şey yok” onayı vermesine izin verin - yine açık bir yanıt alırsınız ve kimse var olmayan bir belgeyi beklemez.
5. Listeyi her ay aynı tutun
Tutarlılık alışkanlık yaratır. Kontrol listesi her ay aynı göründüğünde müşteriler, siz daha istemeden neyi hazırlayacaklarını öğrenir. Listeyi gelişigüzel değil, bilinçli olarak değiştirin.
Basit bir başlangıç şablonu
- Banka ekstreleri - zorunlu - her işletme hesabı için PDF
- Satış faturaları - zorunlu - bu ay kesilen tüm faturalar
- Alış faturaları - zorunlu - alınan tüm tedarikçi faturaları
- Fişler - isteğe bağlı - varsa fotoğraf veya tarama
- Bordro değişiklikleri - zorunlu - işe girişler, işten çıkışlar, devamsızlıklar
- Bildirilecek başka bir şey var mı? - onay
Bu şablonla başlayın, ifadeleri müşterilerinize göre uyarlayın ve ilk iki aydan sonra gözden geçirin.
