Monatliche Belegliste für Mandanten (kostenlose Vorlage)

Das meiste Nachfragen beginnt mit einer unklaren Anfrage. „Bitte schicken Sie mir alles für September“ versteht jeder Mandant anders. Eine klare, wiederkehrende Belegliste beseitigt diese Unklarheit - und sie ist das Wirksamste, was eine kleine Kanzlei für einen schnelleren Monatsabschluss tun kann.

1. Beginnen Sie mit dem, was Sie wirklich brauchen

Listen Sie die Unterlagen auf, die Sie bei einem typischen Mandanten jeden Monat verwenden: Kontoauszüge, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Quittungen, Lohnänderungen. Wird ein Beleg nur wenige Male im Jahr benötigt, gehört er nicht auf die Monatsliste - fordern Sie ihn separat an.

2. Kennzeichnen Sie Pflicht- und optionale Belege

Mandanten erledigen zuerst, was Sie als wichtig markieren. Kontoauszüge und Rechnungen sind Pflicht, Quittungen optional („falls vorhanden“). Eine ehrliche Unterscheidung stärkt das Vertrauen in die Liste.

3. Ein Satz Anleitung pro Position

„Kontoauszug“ ist mehrdeutig. „PDF-Auszug aller Geschäftskonten für den gesamten Monat“ nicht. Ein präziser Satz verhindert die häufigsten Rückfragen: fehlende Seiten, falscher Zeitraum, falsches Konto.

4. Lassen Sie Mandanten „diesen Monat nichts“ melden

Ein Mandant ohne Umsätze in einem Monat sollte keine E-Mail zur Erklärung schreiben müssen. Lassen Sie ihn bei der Position „nichts einzureichen“ bestätigen - Sie erhalten eine eindeutige Antwort, und niemand wartet auf einen Beleg, den es nicht gibt.

5. Behalten Sie dieselbe Liste Monat für Monat bei

Beständigkeit schafft Gewohnheiten. Sieht die Liste jeden Monat gleich aus, bereiten Mandanten ihre Unterlagen vor, bevor Sie überhaupt fragen. Ändern Sie sie bewusst, nicht spontan.

Eine einfache Vorlage zum Start

Kontoauszüge - Pflicht - PDF für jedes Geschäftskonto
Ausgangsrechnungen - Pflicht - alle in diesem Monat gestellten Rechnungen
Eingangsrechnungen - Pflicht - alle erhaltenen Lieferantenrechnungen
Quittungen - optional - Fotos oder Scans, falls vorhanden
Lohnänderungen - Pflicht - Eintritte, Austritte, Abwesenheiten
Sonst noch etwas zu melden? - Bestätigung

Starten Sie mit dieser Vorlage, passen Sie die Formulierungen an Ihre Mandanten an und überprüfen Sie sie nach den ersten zwei Monaten.

FAQ

Was gehört in eine monatliche Belegliste für Mandanten?

Kontoauszüge für jedes Geschäftskonto, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Quittungen und Lohnänderungen, dazu eine Bestätigung, dass es sonst nichts zu melden gibt.

Wie lang sollte die Belegliste sein?

So kurz wie möglich: nur das, was Sie bei einem typischen Mandanten jeden Monat brauchen. Unterlagen, die nur ein paar Mal im Jahr anfallen, fordern Sie separat an.

Was, wenn ein Mandant zu einer Position nichts einzureichen hat?

Lassen Sie ihn für diese Position „diesen Monat nichts“ bestätigen. So haben Sie eine eindeutige Antwort, und niemand wartet auf einen Beleg, den es nicht gibt.

Wie oft sollte ich die Liste ändern?

Selten und bewusst. Eine Liste, die jeden Monat gleich aussieht, wird zur Gewohnheit. Prüfen Sie sie nach den ersten zwei Monaten und danach nur, wenn dieselbe Position immer wieder Probleme macht.

Mandanten schicken unscharfe Handyfotos: so bekommen Sie brauchbare Scans

Die meisten Mandanten fotografieren Belege mit dem Smartphone - also sorgen Sie dafür, dass es funktioniert. Einfache, freundliche Hinweise, die aus unscharfen Fotos buchbare Belege machen.

16. Oktober 2026 · 2 Min. Lesezeit

Zusammenarbeit mit Mandanten

Wenn ein Mandant nichts einzureichen hat: Umgang mit leeren Monaten

Schweigen ist die mehrdeutigste Antwort, die ein Mandant geben kann. Warum „diesen Monat nichts“ eine ausdrückliche Antwort sein sollte - und wie Sie sie einfach machen.