Većina podsjećanja na dokumentaciju počinje nejasnim zahtjevom. „Pošaljite sve za rujan“ svaki klijent shvaća drukčije. Jasan popis dokumenata koji se ponavlja uklanja tu nejasnoću - i to je najučinkovitija stvar koju mali ured može učiniti da skrati mjesečno zatvaranje.
1. Krenite od onoga što stvarno trebate, a ne od onoga što biste mogli trebati
Navedite dokumente koje svaki mjesec koristite za tipičnog klijenta: bankovne izvode, izlazne račune, ulazne račune, blagajničke račune, promjene u plaćama. Ako je neka stavka potrebna samo nekoliko puta godišnje, izostavite je s mjesečnog popisa i zatražite je posebno.
2. Označite što je obavezno, a što neobavezno
Klijenti daju prednost onome za što im kažete da je važno. Bankovne izvode i račune označite kao obavezne; blagajničke račune kao neobavezne („ako ih imate“). Iskrena razlika potiče klijente da vjeruju popisu.
3. Napišite jednu rečenicu upute po stavci
„Bankovni izvod“ je dvosmislen. „PDF izvoz svakog poslovnog računa za cijeli mjesec“ nije. Jedna precizna rečenica sprječava najčešće razloge odbijanja: stranice koje nedostaju, pogrešno razdoblje, pogrešan račun.
4. Dajte klijentima način da kažu „ovaj mjesec nema ništa“
Klijent koji u nekom mjesecu nije imao prodaju ne bi to trebao objašnjavati e-porukom. Omogućite mu da za stavku potvrdi „nemam ništa za dostaviti“ - vi i dalje dobivate izričit odgovor, a nitko ne čeka dokument koji ne postoji.
5. Zadržite isti popis iz mjeseca u mjesec
Dosljednost stvara navike. Kada popis svaki mjesec izgleda isto, klijenti nauče što pripremiti i prije nego što pitate. Mijenjajte ga namjerno, a ne usput.
Jednostavan početni predložak
- Bankovni izvodi - obavezno - PDF za svaki poslovni račun
- Izlazni računi - obavezno - svaki račun izdan ovaj mjesec
- Ulazni računi - obavezno - svaki primljeni račun dobavljača
- Blagajnički računi - neobavezno - fotografije ili skenovi, ako ih ima
- Promjene u plaćama - obavezno - novi zaposlenici, odlasci, odsutnosti
- Još nešto za prijaviti? - potvrda
Počnite s ovim, prilagodite formulacije svojim klijentima i preispitajte popis nakon prva dva mjeseca.
