A legtöbb dokumentum utáni hajsza egy nem egyértelmű kéréssel kezdődik. A „Kérem, küldjön el mindent szeptemberről” minden ügyfélnek mást jelent. Egy világos, ismétlődő ellenőrzőlista megszünteti ezt a bizonytalanságot - és ez a leghatékonyabb lépés, amellyel egy kis iroda lerövidítheti a havi zárást.
1. Abból induljon ki, amire tényleg szüksége van, ne abból, amire talán szüksége lehet
Sorolja fel azokat a dokumentumokat, amelyeket egy átlagos ügyfélnél minden hónapban használ: bankszámlakivonatok, kiállított számlák, szállítói számlák, nyugták, bérváltozások. Ha egy tétel csak évente néhányszor releváns, hagyja ki a havi listából, és kérje be külön.
2. Jelölje, mi kötelező és mi opcionális
Az ügyfelek azt rangsorolják előre, amiről Ön azt mondja, hogy fontos. A bankszámlakivonatokat és a számlákat jelölje kötelezőnek; a nyugtákat opcionálisnak („ha van”). Az őszinte megkülönböztetés miatt az ügyfelek megbíznak a listában.
3. Minden tételhez írjon egymondatos útmutatást
A „bankszámlakivonat” kétértelmű. A „PDF-export minden céges számláról a teljes hónapra” nem az. Egyetlen pontos mondat megelőzi a leggyakoribb elutasítási okokat: hiányzó oldalak, rossz időszak, rossz számla.
4. Adjon módot az ügyfeleknek, hogy jelezzék: „ebben a hónapban nincs semmi”
Annak az ügyfélnek, akinek egy adott hónapban nem volt árbevétele, ne kelljen e-mailt írnia, hogy ezt elmagyarázza. Hagyja, hogy egy tételnél megerősítse: „nincs mit leadnom” - Ön így is egyértelmű választ kap, és senki sem vár egy nem létező dokumentumra.
5. Hónapról hónapra ugyanaz a lista legyen
A következetesség szokásokat épít. Ha az ellenőrzőlista minden hónapban ugyanúgy néz ki, az ügyfelek megtanulják, mit kell előkészíteniük, még mielőtt Ön kérné. Szándékosan változtasson rajta, ne ötletszerűen.
Egyszerű kiinduló sablon
- Bankszámlakivonatok - kötelező - PDF minden céges számláról
- Kimenő számlák - kötelező - minden ebben a hónapban kiállított számla
- Bejövő számlák - kötelező - minden beérkezett szállítói számla
- Nyugták - opcionális - fotók vagy szkennelt képek, ha vannak
- Bérváltozások - kötelező - belépők, kilépők, távollétek
- Van más bejelentenivaló? - megerősítés
Kezdje ezzel, igazítsa a megfogalmazást az ügyfeleihez, és az első két hónap után vizsgálja felül.
