Večina lovljenja dokumentov se začne z nejasno zahtevo. „Prosim, pošljite vse za september“ vsaka stranka razume drugače. Jasen, ponavljajoč se seznam to nejasnost odpravi - in je najučinkovitejša stvar, ki jo lahko manjši računovodski servis naredi, da skrajša mesečno zaključevanje.
1. Začnite pri tem, kar dejansko potrebujete, ne pri tem, kar bi morda potrebovali
Navedite dokumente, ki jih vsak mesec uporabljate za tipično stranko: bančne izpiske, izdane račune, prejete račune, blagajniške račune, spremembe pri plačah. Če je postavka pomembna le nekajkrat na leto, jo izpustite z mesečnega seznama in zanjo zaprosite posebej.
2. Označite, kaj je obvezno in kaj neobvezno
Stranke dajo prednost temu, kar označite kot pomembno. Bančne izpiske in račune označite kot obvezne, blagajniške račune pa kot neobvezne („če jih imate“). Iskrena ločitev poveča zaupanje strank v seznam.
3. Za vsako postavko napišite en stavek navodil
„Bančni izpisek“ je dvoumen. „Izvoz v PDF za vsak poslovni račun za cel mesec“ ni. En natančen stavek prepreči najpogostejše razloge za zavrnitev: manjkajoče strani, napačno obdobje, napačen račun.
4. Strankam omogočite, da sporočijo „ta mesec nič“
Stranki, ki v določenem mesecu ni imela prodaje, tega ne bi smelo biti treba pojasnjevati v e-poštnem sporočilu. Naj za postavko potrdi „ničesar za oddajo“ - vi še vedno dobite izrecen odgovor in nihče ne čaka na dokument, ki ne obstaja.
5. Iz meseca v mesec ohranite isti seznam
Doslednost gradi navade. Ko je seznam vsak mesec enak, se stranke naučijo, kaj pripraviti, še preden vprašate. Spreminjajte ga premišljeno, ne priložnostno.
Preprosta začetna predloga
- Bančni izpiski - obvezno - PDF za vsak poslovni račun
- Izdani računi - obvezno - vsi računi, izdani ta mesec
- Prejeti računi - obvezno - vsi prejeti računi dobaviteljev
- Blagajniški računi - neobvezno - fotografije ali skeni, če jih imate
- Spremembe pri plačah - obvezno - nove zaposlitve, odhodi, odsotnosti
- Še kaj za sporočiti? - potrditev
Začnite s tem, besedilo prilagodite svojim strankam in ga preglejte po prvih dveh mesecih.
