Більшість нагадувань починається з нечіткого прохання. «Надішліть, будь ласка, усе за вересень» кожен клієнт розуміє по-своєму. Зрозумілий повторюваний список документів прибирає цю невизначеність - і це найдієвіше, що може зробити невелика бухгалтерська фірма, щоб закривати місяць швидше.
1. Почніть із того, що потрібно завжди
Перелічіть документи, якими ви користуєтеся щомісяця для типового клієнта: банківські виписки, виставлені рахунки, рахунки постачальників, чеки, зміни щодо зарплати. Якщо документ потрібен лише кілька разів на рік - не включайте його до щомісячного списку, а запитуйте окремо.
2. Позначте обов'язкове й необов'язкове
Клієнти насамперед роблять те, що ви назвали важливим. Виписки й рахунки - обов'язкові, чеки - «якщо є». Чесний поділ підвищує довіру до списку.
3. Одне речення інструкції на кожен пункт
«Банківська виписка» - розмито. «PDF-виписка за всіма рахунками компанії за весь місяць» - зрозуміло. Одна точна фраза запобігає найчастішим причинам відхилення: бракує сторінок, не той період, не той рахунок.
4. Дайте клієнту відповісти «цього місяця нічого немає»
Якщо в клієнта не було продажів, йому не потрібно писати листа з поясненнями. Нехай він просто підтвердить «нічого надати» - ви отримаєте чітку відповідь, і ніхто не чекатиме документа, якого не існує.
5. Тримайте список однаковим із місяця в місяць
Сталість формує звичку. Коли список не змінюється, клієнти починають готувати документи ще до вашого запиту. Змінюйте його свідомо, а не принагідно.
Простий шаблон для початку
- Банківські виписки - обов'язково - PDF за кожним рахунком компанії
- Виставлені рахунки - обов'язково - усі рахунки, виставлені цього місяця
- Рахунки постачальників - обов'язково - усі отримані рахунки
- Чеки - необов'язково - фото або скани, якщо є
- Зміни щодо зарплати - обов'язково - прийняття, звільнення, відсутності
- Ще щось повідомити? - підтвердження
Почніть із цього шаблону, адаптуйте формулювання під своїх клієнтів і перегляньте його після перших двох місяців.
