Väčšina urgovania sa začína nejasnou žiadosťou. „Pošlite mi, prosím, všetko za september“ si každý klient vyloží inak. Jasný, opakujúci sa zoznam dokladov túto neistotu odstráni - a je to najúčinnejšia vec, ktorú môže malá účtovnícka kancelária urobiť pre rýchlejšiu mesačnú uzávierku.
1. Začnite tým, čo naozaj potrebujete
Spíšte doklady, ktoré pri typickom klientovi používate každý mesiac: bankové výpisy, vystavené faktúry, prijaté faktúry, bloky, zmeny v mzdách. Ak je položka potrebná len niekoľkokrát do roka, do mesačného zoznamu ju nedávajte a vyžiadajte si ju zvlášť.
2. Označte povinné a nepovinné položky
Klienti robia prednostne to, čo označíte za dôležité. Bankové výpisy a faktúry označte ako povinné, bloky ako nepovinné („ak nejaké máte“). Úprimné rozlíšenie zvyšuje dôveru v celý zoznam.
3. Pri každej položke jedna veta s pokynom
„Bankový výpis“ je vágny. „PDF výpis zo všetkých firemných účtov za celý mesiac“ už nie. Jedna presná veta predíde najčastejším dôvodom vrátenia: chýbajúce strany, nesprávne obdobie, nesprávny účet.
4. Dajte klientom možnosť povedať „tento mesiac nič“
Klient, ktorý v danom mesiaci nič nepredal, by nemal musieť písať e-mail s vysvetlením. Umožnite mu pri položke potvrdiť „nič na dodanie“ - dostanete jasnú odpoveď a nikto nečaká na doklad, ktorý neexistuje.
5. Držte rovnaký zoznam mesiac čo mesiac
Stálosť vytvára návyky. Keď zoznam vyzerá každý mesiac rovnako, klienti sa naučia pripraviť doklady ešte skôr, ako o ne požiadate. Meňte ho zámerne, nie náhodne.
Jednoduchá šablóna na začiatok
- Bankové výpisy - povinné - PDF za každý firemný účet
- Vystavené faktúry - povinné - všetky faktúry vystavené v tomto mesiaci
- Prijaté faktúry - povinné - všetky faktúry od dodávateľov
- Bloky - nepovinné - fotky alebo skeny, ak nejaké máte
- Zmeny v mzdách - povinné - nástupy, odchody, neprítomnosti
- Niečo ďalšie na nahlásenie? - potvrdenie
Začnite touto šablónou, upravte formulácie pre svojich klientov a po prvých dvoch mesiacoch ju vyhodnoťte.
