Minden irodának vannak csendes hónapokat élő ügyfelei: egy szezonális vállalkozás télen, egy tranzakciók nélküli holdingcég, egy két projekt között lévő szabadúszó. Ezek a hónapok sajátos problémát okoznak. Ha nem érkezik dokumentum, nem tudhatja, hogy nincs mit küldeni, vagy az ügyfél egyszerűen elfelejtette.
A hallgatás nem válasz
Ha a hallgatást „semminek” tekinti, előbb-utóbb lemarad egy valódi számláról. Ha a hallgatást „késésnek” tekinti, olyan ügyfeleket fog hajszolni, akik semmi rosszat nem tettek. Mindkettő árt a kapcsolatnak. Az egyetlen megbízható megoldás, ha minden tételre kifejezett választ kér.
Legyen a „semmi” teljes értékű válasz
Minden olyan tételnél, amely jogosan lehet üres - kimenő számlák, nyugták, bérváltozások -, adjon az ügyfélnek egyértelmű módot arra, hogy jelezze: „ebben a hónapban nincs semmi”. Ehhez egy kattintás vagy egy szó legyen elég, ne magyarázó e-mail. A kifejezett „semmi” ugyanúgy lezárja a tételt, mint egy feltöltött dokumentum.
Döntse el, mely tételek lehetnek üresek
Nem mindennél szabad megengedni a „semmit”. Bankszámlakivonat egy tranzakciók nélküli hónapban is létezik - egyszerűen ugyanazt az egyenleget mutatja. Jelölje meg, mely tételek erősíthetők meg üresként, és melyekhez kell mindig fájl. Így a „semmi” nem válik a „nem volt rá időm” rövidítésévé.
Figyeljen a mintázatokra
Egy üres hónap normális. Három üres hónap egymás után egy olyan ügyfélnél, aki korábban minden hónapban számlázott, megér egy kérdést. Egy rövid, semleges üzenet - „Feltűnt, hogy július óta nem érkezett kimenő számla - minden a terv szerint alakul?” - gyakran olyan változásra derít fényt, amelyről tudnia kell: szünetelő vállalkozásra, új számlázóprogramra vagy máshová küldött számlákra.
Vezessen nyilvántartást
A kifejezett megerősítés egyben dokumentáció is. Ha később kérdések merülnek fel, meg tudja mutatni, hogy az ügyfél megerősítette, hogy az adott időszakra nem volt dokumentum, és azt is, hogy mikor. Ez az ügyfelet és az irodát egyaránt védi.
Ne emlékeztesse azokat, akik már válaszoltak
Ha egy ügyfél egy tételnél megerősítette, hogy „ebben a hónapban nincs semmi”, a tételnek el kell tűnnie az emlékeztetőiből. Semmi sem bosszantja jobban az ügyfelet, mint ha olyasmire emlékeztetik, amire már válaszolt.
A MonthDocs rendszerben az ügyfelek bármely opcionális tételnél egy kattintással megerősíthetik, hogy „nincs mit leadni”. A megerősítést dátummal rögzítjük, és a tétel többé nem jelenik meg az emlékeztetőkben.
