Kérhet az ügyfelektől szkennelt PDF-eket, de a legtöbben akkor is a telefonjukkal fotóznak. Ezzel a szokással harcolni ritkán vezet eredményre. Jobb megközelítés elfogadni a telefonos fotókat, és megtanítani az ügyfeleket, hogyan tegyék őket használhatóvá - egyszer, világosan, úgy, hogy meg is jegyezzék.
Miért sikerülnek rosszul a telefonos fotók
- A dokumentumot ferdén fotózzák le, így a távolabbi szélén lévő szöveg olvashatatlan.
- Gyenge fénynél a kamera elmossa a képet.
- A vaku fehér csillogást vet a végösszegre vagy a dátumra.
- A dokumentum egy része lemarad - gyakran éppen a legfontosabb.
- A többoldalas dokumentumok különálló, rendezetlen képek halmazaként érkeznek.
Öt szabály, amelyet megoszthat az ügyfelekkel
- Laposan és felülről. Tegye a dokumentumot egy asztalra, és tartsa a telefont közvetlenül fölé.
- Sötét háttér. A sötét asztalon lévő fehér lapot a kamera könnyebben behatárolja.
- Jó fény, vaku nélkül. Nappali fény vagy világos szoba; a csillogás elkerülése érdekében kapcsolja ki a vakut.
- Minden legyen a képen. Mind a négy sarok látszódjon, a végösszegekkel, dátumokkal és bélyegzőkkel együtt.
- Küldés előtt ellenőrizze. Nagyítson rá egyszer - ha a legkisebb számot sem tudja elolvasni, készítse el újra a fotót.
Mutassa meg az ügyfeleknek a szkennert, amely már megvan nekik
A legtöbb telefonon van dokumentumszkenner, amely kiegyenesíti a lapot, eltávolítja az árnyékokat, és PDF-et ment - például a beépített jegyzet- vagy fájlkezelő alkalmazásban, illetve a gyakori felhőtárhely-alkalmazásokban. Sok ügyfél nem is tud róla. Egy egysoros tipp a funkció nevével az ő telefonjukon gyakran végleg megoldja a problémát.
Többoldalas dokumentumok
Kérje meg az ügyfeleket, hogy a többoldalas dokumentumokat egyetlen PDF-be szkenneljék, ne külön fotókba. Ha mégis fotókat küldenek, kérje, hogy oldalsorrendben és egyszerre töltsék fel őket, hogy együtt tarthassa őket.
Ha egy fotó nem használható, mondja meg pontosan, miért
A „Kérem, küldje el újra” ugyanazt, ugyanúgy készült fotót hozza vissza. „Az alul lévő végösszeg lemaradt - kérem, fotózza le újra úgy, hogy az egész nyugta a képen legyen” megmondja az ügyfélnek, min változtasson. A konkrétság az elutasítást gyors javítássá alakítja.
Ne a feltöltés legyen a nehéz rész
Ha a feltöltéshez számítógép vagy jelszó kell, az ügyfelek „későbbre” mentik a fotókat, aztán elfelejtik. Egy linkről elérhető, mobilbarát feltöltési oldallal a fotó abban a pillanatban elküldhető, amikor elkészült.
A MonthDocs lehetővé teszi, hogy az ügyfelek biztonságos linken keresztül közvetlenül a telefonjukról töltsenek fel fotókat és PDF-eket, Ön pedig egy fájlt konkrét indoklással utasíthat el, amelyet az ügyfél azonnal lát.
