Každá kancelária má klientov s pokojnými mesiacmi: sezónny podnik v zime, holding bez transakcií, živnostník medzi zákazkami. Tieto mesiace prinášajú konkrétny problém. Keď žiadne doklady neprídu, nespoznáte, či nie je čo poslať, alebo klient jednoducho zabudol.
Mlčanie nie je odpoveď
Ak mlčanie beriete ako „nič“, raz prehliadnete skutočnú faktúru. Ak ho beriete ako „neskoro“, budete urgovať klientov, ktorí nič zlé neurobili. Oboje škodí vzťahu. Jediný spoľahlivý prístup je chcieť pri každej položke výslovnú odpoveď.
Urobte z „nič“ plnohodnotnú odpoveď
Pri každej položke, ktorá môže byť oprávnene prázdna - vystavené faktúry, bloky, zmeny v mzdách - dajte klientovi jasný spôsob, ako povedať „tento mesiac nič“. Má to byť jedno kliknutie alebo jedno slovo, nie vysvetľujúci e-mail. Výslovné „nič“ uzavrie položku rovnako ako nahraný doklad.
Rozhodnite, ktoré položky môžu byť prázdne
Nie všetko má povoľovať „nič“. Bankový výpis existuje aj v mesiaci bez transakcií - len ukazuje rovnaký zostatok. Označte, ktoré položky možno potvrdiť ako prázdne a ktoré vždy vyžadujú súbor. Tým zabránite, aby sa „nič“ stalo skratkou pre „nestihol som to“.
Sledujte vzorce
Jeden prázdny mesiac je normálny. Tri prázdne mesiace po sebe pri klientovi, ktorý predtým fakturoval každý mesiac, si zaslúžia otázku. Krátka neutrálna správa - „Všimol som si, že od júla nie sú žiadne vystavené faktúry - je všetko tak, ako má byť?“ - často odhalí zmenu, o ktorej potrebujete vedieť: prerušenú činnosť, nový fakturačný nástroj alebo faktúry posielané inam.
Uchovávajte záznam
Výslovné potvrdenie je zároveň dokumentácia. Ak neskôr vzniknú otázky, môžete ukázať, že klient potvrdil, že za dané obdobie žiadne doklady neboli, a kedy to urobil. To chráni klienta aj kanceláriu.
Nepripomínajte klientom, ktorí odpovedali
Len čo klient pri položke potvrdí „tento mesiac nič“, má z jeho pripomienok zmiznúť. Nič klienta nenahnevá viac ako pripomienka niečoho, na čo už odpovedal.
V MonthDocs môžu klienti pri akejkoľvek nepovinnej položke jedným kliknutím potvrdiť „nič na dodanie“. Potvrdenie sa uloží s dátumom a položka prestane chodiť v pripomienkach.
