Môžete klientov žiadať o PDF skeny, ale väčšina aj tak odfotí doklad mobilom. Bojovať s týmto návykom sa málokedy oplatí. Lepšie je fotky z mobilu prijímať a naučiť klientov, ako ich urobiť použiteľné - raz, jasne a tak, aby si to zapamätali.
Prečo fotky z mobilu nevychádzajú
- Doklad je odfotený šikmo, takže text na vzdialenom okraji je nečitateľný.
- Pri slabom svetle fotoaparát obraz rozmaže.
- Blesk vytvorí biely odlesk cez celkovú sumu alebo dátum.
- Časť dokladu je odseknutá - často tá najdôležitejšia.
- Viacstranové doklady prídu ako kopa samostatných neusporiadaných obrázkov.
Päť pravidiel pre klientov
- Rovno a zhora. Položte doklad na stôl a držte telefón priamo nad ním.
- Tmavé pozadie. Biely papier na tmavom stole fotoaparát ľahšie zachytí.
- Dobré svetlo, bez blesku. Denné svetlo alebo svetlá miestnosť; blesk vypnite, aby nevznikol odlesk.
- Všetko v zábere. Všetky štyri rohy viditeľné, vrátane súčtov, dátumov a pečiatok.
- Pred odoslaním skontrolovať. Raz priblížte - ak neprečítate najmenšie číslo, odfoťte znova.
Ukážte klientom skener, ktorý už majú
Väčšina telefónov má vstavaný skener dokumentov, ktorý stránku vyrovná, odstráni tiene a uloží PDF - napríklad v aplikácii na poznámky alebo súbory či v bežných aplikáciách cloudových úložísk. Veľa klientov o ňom nevie. Jednoriadková nápoveda s názvom funkcie v ich telefóne problém často vyrieši natrvalo.
Viacstranové doklady
Požiadajte klientov, aby viacstranové doklady naskenovali do jedného PDF namiesto samostatných fotiek. Ak predsa pošlú fotky, nech ich nahrajú v poradí strán a naraz, aby ste ich udržali pohromade.
Keď sa fotka nedá použiť, povedzte presne prečo
„Pošlite to, prosím, znova“ vedie k rovnakej fotke urobenej rovnako. „Celková suma dole je odseknutá - odfoťte, prosím, blok znova celý“ klientovi povie, čo zmeniť. Konkrétnosť premení vrátenie na rýchlu opravu.
Nahrávanie nesmie byť to najťažšie
Ak nahranie vyžaduje počítač alebo heslo, klienti si fotky uložia „na potom“ a zabudnú na ne. Stránka na nahrávanie prispôsobená mobilu, na ktorú vedie odkaz, umožní poslať fotku hneď, ako vznikne.
MonthDocs umožňuje klientom nahrávať fotky a PDF priamo z telefónu cez bezpečný odkaz a vám vrátiť súbor s konkrétnym dôvodom, ktorý klient hneď uvidí.
