Stranke lahko prosite za skene v PDF, a večina bo vseeno posnela fotografijo s telefonom. Boj proti tej navadi je redko uspešen. Boljši pristop je, da fotografije s telefona sprejmete in stranke naučite, kako naj bodo uporabne - enkrat, jasno in tako, da si bodo zapomnile.
Zakaj fotografije s telefona ne uspejo
- Dokument je fotografiran pod kotom, zato je besedilo na oddaljenem robu neberljivo.
- Pri slabi svetlobi kamera sliko zamegli.
- Bliskavica ustvari bel odsev čez skupni znesek ali datum.
- Del dokumenta je odrezan - pogosto najpomembnejši del.
- Večstranski dokumenti prispejo kot kup ločenih, neurejenih slik.
Pet pravil, ki jih delite s strankami
- Ravno in od zgoraj. Dokument položite na mizo in telefon držite neposredno nad njim.
- Temno ozadje. Bel list na temni mizi kamera lažje zajame.
- Dobra svetloba, brez bliskavice. Dnevna svetloba ali svetel prostor; bliskavico izklopite, da se izognete odsevu.
- Vse v kadru. Vidni vsi štirje vogali, vključno s skupnimi zneski, datumi in žigi.
- Preverite pred pošiljanjem. Enkrat povečajte - če najmanjše številke ne preberete, fotografijo posnemite znova.
Stranke napotite na optični bralnik, ki ga že imajo
Večina telefonov ima vgrajen optični bralnik dokumentov, ki poravna stran, odstrani sence in shrani PDF - na primer v vgrajeni aplikaciji za zapiske ali datoteke ali v običajnih aplikacijah za shranjevanje v oblaku. Mnoge stranke ne vedo, da obstaja. Namig v eni vrstici z imenom funkcije na njihovem telefonu težavo pogosto reši za vedno.
Večstranski dokumenti
Stranke prosite, naj večstranske dokumente skenirajo v en PDF namesto v ločene fotografije. Če vseeno pošljejo fotografije, naj jih naložijo po vrstnem redu strani in naenkrat, da jih lahko obdržite skupaj.
Ko fotografija ni uporabna, povejte natančno, zakaj
„Prosim, pošljite znova“ prinese isto fotografijo, posneto na isti način. „Skupni znesek na dnu je odrezan - prosim, fotografirajte znova tako, da bo cel račun v kadru“ stranki pove, kaj naj spremeni. Konkretnost spremeni zavrnitev v hiter popravek.
Naj nalaganje ne bo težji del
Če nalaganje zahteva računalnik ali geslo, bodo stranke fotografije shranile „za pozneje“ in nanje pozabile. Stran za nalaganje, prilagojena telefonom in dosegljiva prek povezave, omogoča, da fotografijo pošljejo takoj, ko jo posnamejo.
MonthDocs strankam omogoča, da fotografije in PDF-je prek varne povezave naložijo neposredno s telefona, vam pa, da datoteko zavrnete s konkretnim razlogom, ki ga stranka takoj vidi.
