Vsak računovodski servis ima stranke z mirnimi meseci: sezonsko dejavnost pozimi, holding brez transakcij, samostojnega podjetnika med projekti. Ti meseci ustvarijo posebno težavo. Ko dokumenti ne prispejo, ne veste, ali ni ničesar za poslati ali je stranka preprosto pozabila.
Molk ni odgovor
Če molk razumete kot „nič“, boste prej ali slej spregledali pravi račun. Če molk razumete kot „zamuda“, boste lovili stranke, ki niso naredile nič narobe. Oboje škodi odnosu. Edini zanesljiv pristop je, da za vsako postavko zahtevate izrecen odgovor.
Naj bo „nič“ pravi odgovor
Za vsako postavko, ki je lahko upravičeno prazna - izdani računi, blagajniški računi, spremembe pri plačah - stranki dajte jasen način, da sporoči „ta mesec nič“. To naj zahteva en klik ali eno besedo, ne pojasnjevalnega e-poštnega sporočila. Izrecen „nič“ postavko zapre enako kot naložen dokument.
Določite, katere postavke so lahko prazne
Ni vse primerno za „nič“. Bančni izpisek obstaja tudi v mesecu brez transakcij - preprosto prikazuje isto stanje. Označite, katere postavke je mogoče potrditi kot prazne in katere vedno zahtevajo datoteko. Tako „nič“ ne postane bližnjica za „nisem imel časa“.
Bodite pozorni na vzorce
En prazen mesec je normalen. Trije prazni meseci zapored pri stranki, ki je prej izdajala račune vsak mesec, si zaslužijo vprašanje. Kratko nevtralno sporočilo - „Opazil sem, da od julija ni bilo izdanih računov - je vse tako, kot mora biti?“ - pogosto razkrije spremembo, za katero morate vedeti: mirujočo dejavnost, nov program za izdajanje računov ali račune, poslane nekam drugam.
Vodite evidenco
Izrecna potrditev je tudi dokumentacija. Če se pozneje pojavijo vprašanja, lahko pokažete, da je stranka potrdila, da za to obdobje ni bilo dokumentov, in kdaj. To varuje tako stranko kot računovodski servis.
Ne opominjajte strank, ki so že odgovorile
Ko stranka za postavko potrdi „ta mesec nič“, naj ta izgine iz njenih opomnikov. Nič stranke ne razjezi bolj kot opomnik za nekaj, na kar je že odgovorila.
V MonthDocs lahko stranke za katero koli neobvezno postavko z enim klikom potrdijo „ničesar za oddajo“. Potrditev se zabeleži z datumom, postavka pa se ne pojavlja več v opomnikih.
