У кожної фірми є клієнти з тихими місяцями: сезонний бізнес узимку, холдинг без операцій, фрилансер між проєктами. Такі місяці створюють конкретну проблему. Коли документи не надходять, ви не можете зрозуміти, чи справді нічого надсилати, чи клієнт просто забув.
Мовчання - не відповідь
Якщо сприймати мовчання як «нічого», рано чи пізно ви пропустите справжній рахунок. Якщо сприймати його як «запізнення», ви нагадуватимете клієнтам, які нічого поганого не зробили. І те, і інше шкодить стосункам. Єдиний надійний підхід - вимагати явної відповіді щодо кожного пункту.
Зробіть «нічого» повноцінною відповіддю
Для кожного пункту, який може бути законно порожнім, - виставлені рахунки, чеки, зміни щодо зарплати - дайте клієнтові простий спосіб сказати «цього місяця нічого». Це має бути один клік або одне слово, а не лист із поясненнями. Явне «нічого» закриває пункт так само, як завантажений документ.
Визначте, які пункти можуть бути порожніми
Не все має дозволяти «нічого». Банківська виписка існує навіть у місяці без операцій - вона просто показує той самий залишок. Позначте, які пункти можна підтвердити як порожні, а які завжди потребують файлу. Так «нічого» не стане скороченням для «не встиг».
Стежте за закономірностями
Один порожній місяць - нормально. Три порожні місяці поспіль у клієнта, який раніше виставляв рахунки щомісяця, - привід для запитання. Коротке нейтральне повідомлення - «Помітив, що з липня немає виставлених рахунків, - усе так, як має бути?» - часто виявляє зміну, про яку вам треба знати: призупинену діяльність, нову програму для рахунків або рахунки, які надсилають деінде.
Зберігайте запис
Явне підтвердження - це ще й документація. Якщо згодом виникнуть запитання, ви зможете показати, що клієнт підтвердив відсутність документів за період, і коли саме. Це захищає і клієнта, і фірму.
Не нагадуйте клієнтам, які вже відповіли
Щойно клієнт підтвердив «цього місяця нічого» щодо пункту, той має зникнути з його нагадувань. Ніщо так не дратує клієнта, як нагадування про те, на що він уже відповів.
У MonthDocs клієнти одним кліком підтверджують «нічого надати» для будь-якого необов'язкового пункту. Підтвердження зберігається з датою, і пункт більше не з'являється в нагадуваннях.
