Можна просити клієнтів надсилати PDF-скани, але більшість однаково сфотографує документ телефоном. Боротися з цією звичкою рідко має сенс. Краще приймати фото з телефона й навчити клієнтів робити їх придатними - один раз, чітко й так, щоб запам'яталося.
Чому фото з телефона не вдаються
- Документ сфотографовано під кутом, тож текст на дальньому краї не читається.
- За слабкого освітлення камера розмиває зображення.
- Спалах дає білий відблиск саме на сумі або даті.
- Частину документа обрізано - часто найважливішу.
- Багатосторінкові документи надходять купою окремих невпорядкованих зображень.
П'ять правил для клієнтів
- Рівно й згори. Покладіть документ на стіл і тримайте телефон прямо над ним.
- Темний фон. Білий аркуш на темному столі камера кадрує легше.
- Добре світло, без спалаху. Денне світло або світла кімната; вимкніть спалах, щоб не було відблиску.
- Усе в кадрі. Видно всі чотири кути, разом із сумами, датами й печатками.
- Перевірте перед надсиланням. Збільште один раз - якщо найменшу цифру не видно, перезніміть.
Підкажіть клієнтам сканер, який у них уже є
У більшості телефонів є вбудований сканер документів, який вирівнює сторінку, прибирає тіні й зберігає PDF, - наприклад, у стандартному застосунку нотаток чи файлів або в поширених застосунках хмарних сховищ. Багато клієнтів про нього не знають. Однорядкова підказка з назвою функції на їхньому телефоні часто розв'язує проблему назавжди.
Багатосторінкові документи
Попросіть клієнтів сканувати багатосторінкові документи в один PDF, а не окремими фото. Якщо вони все ж надсилають фото, нехай завантажують їх за порядком сторінок і одним разом, щоб ви могли тримати їх разом.
Коли фото непридатне, кажіть точно чому
«Надішліть ще раз» приводить до того самого фото, знятого так само. «Підсумкову суму внизу обрізано - перезніміть, будь ласка, чек повністю» підказує клієнтові, що змінити. Конкретика перетворює відхилення на швидке виправлення.
Завантаження не має бути найскладнішим
Якщо для завантаження потрібен комп'ютер або пароль, клієнти відкладуть фото «на потім» і забудуть. Зручна для телефона сторінка завантаження за посиланням дає змогу надіслати фото тієї ж миті, коли його зроблено.
MonthDocs дає клієнтам змогу завантажувати фото й PDF просто з телефона за безпечним посиланням, а вам - відхилити файл із конкретною причиною, яку клієнт одразу побачить.
